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Cómo usar las respuestas automáticas o ¨Out of the office¨ mails.

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Out of the office
Credit Photo © Pixomar Image modifié

En la actualidad todos conocemos la gran importancia del uso de los E-mails. Sabemos cómo funcionan debido a que nos servimos de ellos incluso hasta para pedir nuestras vacaciones o para agendar una cita con el gerente. Pero, qué pasa cuando estamos fuera de la oficina, cómo  administrar y responder a los mails que se acumulan cuando salimos de vacaciones.


Hoy en día podemos configurar nuestro mail para enviar respuestas automáticas para diferentes casos gracias a los filtros que podemos controlar. De hecho, uno de los errores más comunes al crear tu respuesta automática es no considerar qué personas recibirán la respuesta automática. Debes hacer uso de dichos filtros cuando creas tu respuesta automática de esta forma aseguras que tu jefe y los gerentes no recibirán la misma respuesta automática que tus clientes o que tus compañeros de oficina.


Otro de los errores comunes es no leer tu respuesta automática; aunque para ti sea lógico lo que recién escribiste en tu respuesta automática deberás tomarte el tiempo para leer lo que escribiste al menos 3 veces y verificar que el formato de fecha que estás usando sea el adecuado especialmente si tu respuesta automática es en inglés para tu cliente en el extranjero. Confirma que tu respuesta automática sea simple y concreta así como que no se presta a confusiones y que comunica exactamente el mensaje que deseas transmitir.

Cuando crees una respuesta automática dirigida a tus superiores recuerda que debes mantener una postura profesional haciendo prueba de la importancia que le das a tu trabajo aun cuando estas fuera de la oficina o inclusive de vacaciones. En este caso tu mensaje de respuesta automática deberá ser algo parecido a:


-“Por motivos de vacaciones estaré fuera de la oficina del día Lunes XX/XX/20XX al día

Viernes XX/XX/20XX.


Por favor diríjase con XXXXXX  Tel. XXXX-XXXX   XXX@XXXX.com


En caso de urgencia contácteme al Tel. XXXX-XXXX


Gracias por su comprensión.


Saludos cordiales…”-


Atención, debes controlar bien los filtros de esta respuesta automática así podrás estar seguro que solo tus jefes te llamarán en caso de urgencia y evitarás el riesgo de ser molestado por tus compañeros de oficina a mitad de tus vacaciones solo para saber dónde dejaste la engrapadora ya que no todos tenemos el mismo sentido de urgencia.


En el caso que se trate de un cliente tu respuesta también deberá ser formal y debe parecerse a esto:


-“Estimado cliente:


Me encuentro fuera de la oficina e indisponible por el momento. Revisaré su mensaje

y me pondré en contacto con usted tan pronto me sea posible a partir de mi regreso

a la oficina el día Miércoles XX/XX/20XX.


En caso de urgencia por favor contacte a XXXXXX Tel. XXXX-XXXX   XXX@XXXX.com.


Agradecemos su confianza en nosotros.


Saludos cordiales…”-


Recuerda que es tu cliente así que debes darle su lugar. Debes mostrar profesionalismo e interés en su demanda. Además, una vez que hayas regresado de tus vacaciones o viaje de negocios deberás priorizar los mails conforme a su importancia y urgencia.


En el caso de tus compañeros de trabajo tienes la opción de crear una respuesta automática profesional o informal. La respuesta automática profesional para tus compañeros de trabajo puede ser genérica pero sin duda tendrás que mencionar la fecha de tu regreso así como la persona con la que se pueden dirigir durante tu ausencia.


En el caso de una respuesta automática informal para tus compañeros de trabajo tendrás la oportunidad de ser elocuente, pero bajo ninguna circunstancia este tipo de respuestas automáticas debe de ser enviado a tus clientes o tus superiores. Antes de crear una respuesta automática informal asegúrate que sabes usar los filtros antes mencionados.


Las respuestas automáticas informales suelen ser más relajadas, más elocuentes y algunas veces hasta graciosas. Esto es lo que podría ser una respuesta informal:


-“Así es, esto es una respuesta automática debido a que estoy de vacaciones y mientras

tú estás muriendo de celos leyendo esto probablemente yo estoy en un camastro tomándome

una piña colada en Playa del Carmen. Regresaré a la oficina el día XX y espero que no me

acumulen trabajo porque si no tendré que tomar más vacaciones.


Si necesitas algo urgente ponte en contacto con XXXXXXXX Tel. XXXX-XXXX   XXX@XXXX.com.

Él te ayudara mientras yo me bronceo y hago un poco de snorkel en el arrecife de coral.

Saludos desde Cancún…”- 


Te hacemos hincapié en que estas respuestas automáticas deben ser filtradas y no existe interés alguno en que tus superiores o tus clientes reciban esta respuesta.


Cada servidor de correo electrónico es diferente por lo tanto la forma y los pasos para configurar y filtrar tu respuestas automáticas serán diferentes.


Por último, una vez que hayas regresado a tu actividad laboral no olvides eliminar la respuesta automática, recuerda que tus clientes, superiores y compañeros saben la fecha en que regresas a la oficina, evita crear confusiones y malentendidos. 

08/09/2015
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