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el auxiliar administrativo es responsable de realizar tareas de apoyo administrativo, contribuyendo a la eficiencia y organización de la oficina. Trabaja en estrecha colaboración con diferentes departamentos o personal, dependiendo de la estructura de la empresa, y es un punto clave para la comunicación interna y externa.
funciones y responsabilidades principales
las responsabilidades de un auxiliar administrativo pueden variar según la empresa, pero generalmente incluyen:
* gestión de documentación:organizar, archivar y mantener actualizados documentos físicos y digitales (expedientes, facturas, contratos, etc.).
* digitalizar documentos y asegurar su correcto almacenamiento.
* controlar la entrada y salida de correspondencia y paquetería.
* soporte de oficina:contestar y dirigir llamadas telefónicas, tomar mensajes.
* atender a visitantes y clientes de manera cordial y profesional.
* gestionar y coordinar la agenda, citas y reuniones.
* preparar salas de reunión y asegurar su disponibilidad.
* tareas administrativas generales:redactar, revisar y formatear documentos, informes, presentaciones y correos electrónicos.
* realizar seguimiento a trámites y gestiones diversas.
* gestionar y solicitar suministros de oficina, manteniendo inventarios.
* apoyar en la logística de eventos internos o externos.
* realizar tareas básicas de contabilidad (registro de gastos menores, conciliación, etc.), si es requerido.
* comunicación:actuar como enlace entre diferentes departamentos.
* asistir en la preparación de comunicaciones internas y externas.
* mantener la confidencialidad de la información manejada.
perfil del candidato ideal
para desempeñarse exitosamente como auxiliar administrativo, se buscan las siguientes características y habilidades:
* formación académica:carrera técnica o licenciatura trunca/concluida en áreas administrativas, secretariales, contabilidad o afines.
* se valoran cursos o diplomados en administración de oficinas, software de productividad, etc.
* experiencia laboral:mínimo de 1 a 3 años de experiencia en puestos similares de apoyo administrativo.
* habilidades técnicas:dominio avanzado de paquetería microsoft office (word, excel, powerpoint, outlook).
* manejo de equipos de oficina (fotocopiadora, escáner, conmutador).
* conocimiento de sistemas de gestión documental o erp (deseable).
* buena ortografía y redacción.
* competencias personales:organización y planificación: capacidad para priorizar tareas y gestionar el tiempo eficazmente.
* atención al detalle: precisión en la ejecución de tareas y revisión de documentos.
* proactividad e iniciativa: habilidad para anticipar necesidades y resolver problemas.
* comunicación efectiva: claridad verbal y escrita, habilidades interpersonales.
* discreción y confidencialidad: manejo adecuado de información sensible.
* trabajo en equipo: colaboración y apoyo a los compañeros.
* adaptabilidad: flexibilidad para ajustarse a cambios y nuevas tareas.
* orientación al servicio: actitud amable y dispuesta a ayudar.