Descripción resumida del puesto
revisar la veracidad de números, registros y documentos contables. Organizar, archivar y proteger archivos contables de acuerdo con las políticas, procedimientos internos y leyes locales. Registrar, archivar, ingresar y analizar información financiera-contable en el sistema de contabilidad. Clasificar, codificar y resumir datos numéricos-financieros y mantener los registros contables usando pólizas, balanzas y auxiliares. Preparar, mantener, auditar y distribuir tablas o reportes estadísticos, financieros, contables o de auditoría. Procesar facturas para pago en sistema y manuales. Registrar y actualizar información de proveedores en el sistema de marriott. Completar los procesos, actividades y reportes de cierre de mes. Responder y resolver dudas, preguntas y cualquier asunto relacionado con las cuentas por pagar. Reconciliar mensualmente cuentas de balance general.
deberes y responsabilidades esenciales
1. Cuentas por pagar
• conocer y cumplir con las políticas internas y los procedimientos de cuentas por pagar vigentes.
• incorporar a todos los asociados con tarjeta corporativa a concur (recabar información necesaria y dar de alta)
• coordinar y ayudar a los aprobadores de expense report para completar el dasf.
• coordinar y trabajar con mbs travel la correcta configuración del departamento contable de cada asociado.
• entrenar a todos los asociados y departamentos en el uso de la herramienta concur.
• revisar el 100% de las comprobaciones de gastos y asegurar que cumplan con el mip 44 de marriott y política local.
• hacer la reclasificaciones necesarias en forma semanal para asegurar el correcto registro de los gastos e impuestos.
• preparar en forma mensual reporte de seguimiento donde se muestre a aquellos asociados que no cumplan con la política de marriott.
• recibir y agrupar las facturas para pago. Revisar que las facturas contengan las autorizaciones necesarias de acuerdo a lsop y los códigos contables para su registro.
• identificar y aclarar facturas y/o precios inusuales.
• fijar fechas de pago de facturas de acuerdo con los procedimientos corporativos y locales.
• registrar y actualizar facturas para pago dentro del sistema de marriott.
• registrar y actualizar vouchers manuales para pago dentro del sistema de marriott.
• crear y actualizar proveedores en el sistema de marriott.
• monitorear las obligaciones de pago para asegurarse que se encuentran al día.
• identificar y resolver dificultades/discrepancias de pago en las facturas registradas (bdr's y pagos locales).
• crear y actualizar los expedientes de proveedores.
• mantenerse en comunicarse con los proveedores y resolver consultas de pago.
• elaborar las reconciliaciones de las cuentas de balance designadas para ser revisadas antes del día 21 de cada mes.
• generar reportes contables y/o financieros desde el sistema contable.
realizar y completar actividades, tareas y reportes de cierre de mes específicos o por solicitud de supervisores.
• realizar otras tareas razonables de trabajo según lo solicitado por los supervisores.
2. Finanzas y contabilidad general
• revisar números, registros y documentos, exactitud matemática en los cálculos y correcta codificación para que sean ingresados correctamente al sistema contable de marriott.
• calcular, registrar, soportar, imprimir y archivar las pólizas contables asignadas.
• elaborar las reconciliaciones de las cuentas por pagar para ser revisadas antes del día 21 de cada mes.
• acceder a la información contable-financiera en sistema para responder preguntas generales y/o específicas que se reciben de asociados en el corporativo.
• generar reportes contables y/o financieros desde el sistema contable.
• organizar, archivar y resguardar todos los archivos, documentos y registros contables de acuerdo a políticas internas de confidencialidad en la información.
• realizar y completar actividades, tareas y reportes de cierre de mes (mbill's *, *, *, etc) y a solicitud de supervisores.
• crear y actualizar papeles de trabajo electrónicos en excel para el registro y control de la información contable y financiera de las empresas administradas.
• responder a consultas de cuentas por pagar de acuerdo a los procedimientos internos.
• contribuir con el cumplimiento de isra y con los requerimientos de auditoria interna del área de cuentas por pagar.
• contribuir con los requerimientos de los auditores externos para la elaboración de los estados financieros anuales y dictámenes de las empresas administradas.
• realizar otras tareas razonables de trabajo según lo solicitado por los supervisores.
3. Políticas y procedimientos
• mantener la confidencialidad de los documentos de la compañía y la información de la nómina.
• proteger la privacidad y seguridad de la información del asociado.
• seguir las políticas y procedimientos de la empresa y el departamento.
• proteger las herramientas, equipos, máquinas u otros activos de la compañía de acuerdo con las políticas y procedimientos de la compañía.
• realizar otras tareas razonables de trabajo según lo solicitado por los supervisores.
4. Comunicación
• hablar y escuchar a otros asociados para intercambiar información de manera efectiva.
• platicar con sus compañeros de trabajo utilizando un lenguaje claro, apropiado y profesional.
• discutir temas de trabajo, actividades o problemas con compañeros de trabajo, supervisores o gerentes de manera discreta y silenciosa, evitando las áreas públicas de la oficina.
5. Actitud de servicio
• asistir a los supervisores en la preparar, mantener, auditar y distribuir tablas o reportes estadísticos, financieros, contables, de auditoría, nómina u otras actividades encomendadas.
6. Trabajo en equipo
• colaborar con los compañeros de trabajo y asistir a otros para promover un ambiente de trabajo en equipo para alcanzar los objetivos del equipo de finanzas.
• apoyar a todos los asociados y tratarlos con dignidad y respeto.
• manejar temas delicados con asociados y/o supervisores con tacto, respeto, diplomacia y confidencialidad.
• desarrollar y mantener relaciones de trabajo positivas y productivas con otros asociados y departamentos.
escuchar y considerar activamente las consultas de otros asociados, respondiendo de manera apropiada y efectiva.
7. En el lugar de trabajo
• revisar y registrar información relacionada al trabajo utilizando computadoras y/o elementos tecnológicos.
• mover, levantar y transportar objetos que pesen alrededor de 10 kilos sin ayuda.
perfil del candidato – experiencia profesional
i. Educación: licenciatura en contabilidad o administración.
ii. Experiencia laboral: 1 o 2 años de experiencia en puesto similar en el área de contabilidad y finanzas, manejo de excel intermedio-avanzado, conocimiento de leyes y disposiciones fiscales-contables (iva, isr, normas contables)
iii. Inglés: intermedio-avanzado comprobable (nivel b1-b2)
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