El gerente general, también conocido como gerente administrativo, es el profesional responsable de planificar, organizar, presupuestar, dirigir y controlar las operaciones administrativas y financieras de la empresa. Su función principal consiste en supervisar y coordinar las actividades administrativas para asegurar que los recursos se utilicen de manera eficiente y que se cumplan los objetivos organizacionales.
este puesto actúa como eje central en torno al cual giran todas las actividades administrativas, financieras y la toma de decisiones de la organización. El gerente administrativo debe asegurar que los recursos de la empresa se utilicen de manera eficiente, eficaz y acorde con los objetivos corporativos, contribuyendo así a la estabilidad y crecimiento de la compañía.
objetivos principales
los objetivos fundamentales del puesto incluyen:
optimización de recursos: maximizar la eficiencia en el uso de recursos humanos, materiales y financieros. Elaborando y midiendo presupuestos de gastos, compras y ventas para lograr la máxima eficiencia.
gestión y evaluación de crédito: garantizar el equilibrio de la gestión del crédito se realice de forma responsable, controlada y mitigando los riesgos para la compañía. Promover el crédito para maximizar las oportunidades de venta; y desarrollar estrategias de incentivos en torno al crédito personal y empresarial según la modalidad b2c o b2b.
productos financieros: diseño y promoción de productos financieros para el soporte de ventas de la organización. Estos varían en función de la modalidad de venta, pudiendo ser encaminada a b2c o b2b, e incluyen desde créditos simples, hasta arrendamientos.
coordinación operativa: garantizar que las operaciones diarias se ejecuten según los estándares establecidos, diseñando procesos y asegurándose de su correcta ejecución en las principales áreas de la empresa.
cumplimiento normativo: diseñar y asegurar el cumplimiento de protocolos, políticas, procesos y regulaciones aplicables en cada área de supervisión directa e indirecta.
coordinación interdepartamental: facilitar la comunicación y colaboración entre diferentes áreas de la empresa para el logro de los objetivos y el correcto funcionamiento de procesos y de todas las áreas administrativas.
mejora continua: identificar oportunidades de optimización en recursos financieros y procesos administrativos.
nivel jerárquico
en la estructura organizacional, el gerente administrativo reporta a la dirección general y trabaja de la mano con la misma supervisando múltiples áreas subordinadas como:
contabilidad y finanzas (directa)
compras y adquisiciones (indirecta)
crédito, financiamiento y productos financieros (directa)
servicios generales y recursos humanos (directa)
almacén y logística (indirecta)
sistemas administrativos (directa)
roles y responsabilidades
funciones estratégicas
planificación y desarrollo estratégico
el gerente administrativo debe desarrollar planes de acción que ayuden a cumplir con los objetivos organizacionales, adhiriéndose a las políticas, criterios y presupuestos de la empresa. Esta función incluye:
participar en la formulación de estrategias corporativas a nivel administrativo
desarrollar planes operativos anuales y trimestrales para las áreas bajo su supervisión
establecer métricas y kpis para medir el desempeño administrativo
realizar análisis de tendencias y proyecciones para la toma de decisiones
gestión de presupuestos y control financiero
una responsabilidad crítica involucra el control de presupuestos y contabilidad. El gerente debe:
elaborar y gestionar presupuestos departamentales dentro de los límites establecidos por la política presupuestal de la empresa
supervisar el flujo de ingresos y egresos para garantizar que la organización disponga de fondos para cubrir sus obligaciones
realizar análisis financieros y preparar reportes para la alta dirección
implementar controles internos para optimizar el uso de recursos financieros
funciones operativas
supervisión y control de operaciones
el gerente administrativo debe estar al pendiente de las labores de todas las áreas que componen su departamento, así como del personal que conforma cada una de ellas. Sus responsabilidades incluyen:
monitorear el desempeño de equipos administrativos y operativos
asegurar el cumplimiento de fechas y metas de los proyectos en desarrollo
implementar y supervisar procedimientos operativos estándar
realizar auditorías internas para verificar el cumplimiento de procesos
gestión de recursos materiales y tecnológicos
para hacer más eficiente el trabajo, el gerente debe garantizar el correcto funcionamiento y mantenimiento de equipos, así como el abastecimiento del material necesario. Esto implica:
control de inventarios y gestión de suministros de oficina
supervisión del mantenimiento preventivo de equipos y instalaciones
implementación de tecnologías administrativas para mejorar la eficiencia
negociación con proveedores y gestión de contratos de servicios
funciones de gestión humana
reclutamiento y desarrollo de personal
el gerente administrativo tiene la responsabilidad de seleccionar al personal que tendrán a su cargo, así como brindarle una capacitación adecuada. Sus funciones incluyen:
participar en procesos de reclutamiento y selección de personal administrativo
diseñar e implementar programas de capacitación específicos para el área
realizar evaluaciones de desempeño periódicas del personal a su cargo
gestionar planes de carrera y desarrollo profesional para los colaboradores
liderazgo y motivación de equipos
como líder, debe motivar y guiar a su equipo hacia el cumplimiento de objetivos organizacionales. Esto requiere:
establecer canales de comunicación efectivos con el equipo
fomentar un ambiente laboral positivo y colaborativo
resolver conflictos internos de manera constructiva
reconocer y recompensar el buen desempeño del personal
actividades principales
actividades diarias
supervisión operativa
las actividades cotidianas del gerente administrativo incluyen:
revisión de reportes diarios de las diferentes áreas bajo su supervisión
monitoreo de indicadores de desempeño y productividad
seguimiento de proyectos en curso y verificación de avances
resolución de problemas operativos que requieran intervención inmediata
coordinación de reuniones con jefes de departamento y equipos de trabajo
gestión documental y comunicaciones
control de correspondencia interna y externa de la gerencia
preparación de informes ejecutivos para la dirección general
actualización de registros y bases de datos administrativas
gestión de agenda y programación de citas y reuniones importantes
actividades semanales
análisis y planificación
semanalmente, el gerente debe dedicar tiempo a actividades de análisis y planificación estratégica:
revisión de presupuestos y análisis de variaciones respecto a lo planificado
evaluación del desempeño de equipos y procesos administrativos
planificación de actividades para la siguiente semana
reuniones de coordinación con otros gerentes y la dirección general
desarrollo y mejora de procesos
identificación de oportunidades de mejora en procesos administrativos
implementación de nuevas metodologías y herramientas de trabajo
capacitación del personal en nuevos procedimientos y tecnologías
seguimiento de indicadores de calidad y eficiencia operativa
actividades mensuales
reportes y evaluaciones
las responsabilidades mensuales incluyen la preparación de reportes integrales y evaluaciones de desempeño:
elaboración de informes financieros y operativos mensuales
análisis de resultados comparado con objetivos establecidos
evaluación del desempeño del personal y retroalimentación
presentación de reportes a la dirección general y consejos directivos
planificación estratégica
revisión y actualización de planes operativos trimestrales
análisis de tendencias del mercado y su impacto en las operaciones
propuesta de iniciativas estratégicas para mejorar la eficiencia
coordinación de auditorías internas y externas cuando corresponda
actividades anuales
presupuestación y planificación anual
el ciclo anual incluye responsabilidades críticas para la continuidad organizacional:
elaboración del presupuesto anual del área administrativa
definición de objetivos y metas para el siguiente ejercicio
evaluación del desempeño anual del personal y definición de aumentos salariales
planificación de inversiones en tecnología y mejoras de infraestructura
desarrollo organizacional
revisión de la estructura organizacional y propuesta de modificaciones
actualización de manuales de procedimientos y políticas internas
implementación de nuevos sistemas de gestión y control
evaluación de proveedores y renovación de contratos principales