Manda tu cv a
En asunto coloca: Oficial administrativo
I. Descripción del Puesto
Es un profesional clave que brinda soporte administrativo y organizativo de alto nivel. Esta posición es fundamental para optimizar el tiempo del directivo, asegurar la fluidez de las operaciones diarias de la oficina y facilitar la comunicación interna y externa. Debe ser proactivo, discreto y capaz de gestionar múltiples tareas con eficiencia y autonomía.
II. Funciones y Responsabilidades Clave
Resumen: Seguimiento, reportes y administración
A. Gestión Administrativa y de Oficina:
- Organizar y mantener las agendas, coordinando reuniones, citas y viajes de negocios
- Filtrar y gestionar la correspondencia (física y electrónica), llamadas telefónicas y comunicaciones, priorizando y redirigiendo según sea necesario.
- Preparar y editar documentos, presentaciones, informes, minutas de reuniones y otros materiales, asegurando la precisión y un formato profesional.
- Organizar y mantener archivos (físicos y digitales) de manera eficiente y confidencial.
- Gestionar el material de oficina y otros recursos administrativos, asegurando su disponibilidad.
B. Apoyo en Proyectos y Operaciones:
- Investigar y recopilar información para apoyar la toma de decisiones de la dirección.
- Preparar y dar seguimiento a los documentos contractuales, asegurando que se cumplan los plazos.
- Coordinar la logística para eventos internos o externos (capacitaciones, reuniones de equipo, visitas a clientes).
- Apoyar en el seguimiento de proyectos o iniciativas especiales asignadas por la dirección.
- Colaborar en la preparación de presupuestos y el seguimiento de gastos del área de dirección.
C. Comunicación y Relaciones Interpersonales:
- Actuar como enlace entre la dirección y los demás departamentos, clientes, proveedores y otras partes interesadas, manteniendo un alto nivel de profesionalismo.
- Facilitar la comunicación interna, asegurando que la información clave fluya de manera efectiva hacia y desde la dirección.
- Manejar la información confidencial con la máxima discreción y profesionalismo.
- Gestionar y resolver situaciones o consultas que no requieran la intervención directa del director.
D. Gestión Financiera Básica (si aplica):
- Manejar la caja chica de la dirección y gestionar los reembolsos de gastos.
- Preparar reportes de gastos y coordinar con el departamento de contabilidad.
III. Perfil del Puesto
A. Educación y Experiencia:
- Formación académica: Carrera técnica o Licenciatura en Administración, Secretariado Ejecutivo, Comunicación, Relaciones Públicas o campo afín.
- Experiencia laboral: Preferiblemente en el sector de servicios, aunque no es excluyente.
- Experiencia en la gestión de agendas complejas y coordinación de viajes.
B. Habilidades Técnicas:
- Dominio avanzado de paquetería Microsoft Office (Word, Excel, Power Point, Outlook, Teams), indispensable para la creación de documentos, presentaciones, análisis de datos básicos y gestión de correo/calendario.
- Excelente redacción y ortografía en español.
- Habilidad para la creación y gestión de bases de datos sencillas o listas.
- Manejo de equipo de oficina (impresoras, escáneres, sistemas de videoconferencia).
- Conocimiento de sistemas de gestión documental (deseable).
C. Habilidades Blandas (Competencias Clave):
- Organización y Planificación: Capacidad excepcional para organizar tareas, priorizar y manejar múltiples responsabilidades simultáneamente.
- Proactividad e Iniciativa: Anticipar necesidades y actuar de forma autónoma para resolver problemas antes de que surjan.
- Discreción y Confidencialidad: Absoluta fiabilidad en el manejo de información sensible y privada.
- Comunicación Efectiva: Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita, con tacto y diplomacia.
- Resolución de Problemas: Capacidad para identificar problemas y encontrar soluciones prácticas.
- Orientación al Detalle: Atención meticulosa a la precisión en todos los documentos y tareas.
- Adaptabilidad y Flexibilidad: Capacidad para ajustarse a cambios inesperados y nuevas prioridades.
- Relaciones Interpersonales: Habilidad para establecer y mantener relaciones profesionales efectivas con diversas personas.
- Gestión del Tiempo: Optimizar el tiempo propio y el de los directivos.
-