Título del cargo: coordinaror de control documentaldivisión: dumas contracting ltddepartamento: pmoubicación: zacatecas, méxicoreporta a: gerente de pmopropósito y alcance del cargodumas es un contratista minero líder que ofrece servicios integrales en la américa.
la cartera de clientes de la compañía incluye a algunas de las empresas mineras más grandes y prestigiosas del mundo.
dumas es el contratista de elección para los proyectos subterráneos más técnicamente desafiantes, incluyendo construcción de minas, desarrollo integral de minas, minería de producción, servicios mineros e ingeniería.
el coordinador de control documental será responsable de la organización general, gestión y mantenimiento de todos los documentos de la empresa.
supervisará todos los aspectos relacionados con la clasificación, archivo y recuperación de documentos relacionados con las políticas de la empresa, documentación de salud y seguridad, materiales instructivos, registros de capacitación, documentos de control de calidad y registros de mantenimiento, así como cualquier otro registro almacenado según sea necesario.
el coordinador trabajará con la gerencia, el personal y los clientes para garantizar que toda la documentación sea gestionada adecuadamente, recuperada cuando sea necesario y almacenada de acuerdo con las normas o regulaciones aplicables.funciones y responsabilidades específicaspreparar documentación y registros para su retención y preservación.coordinar la adquisición o recuperación de registros.catalogar documentación.gestionar registros e información.asesorar a los usuarios sobre cómo acceder, usar o interpretar archivos.facilitar el acceso mediante búsquedas asistidas por computadora u otros métodos de acceso remoto.acceder a la documentación cuando sea necesario o a solicitud.trabajar con el personal en el desarrollo e implementación de proyectos especiales.apoyar la gestión de la producción, distribución y control de versiones de documentos controlados conforme a los procedimientos escritos aplicables.administrar los servicios de archivo para asegurar el cumplimiento de los requisitos regulatorios.proporcionar asistencia y orientación al personal para garantizar que los documentos requeridos se elaboren de manera optimizada y en el formato estándar.gestionar la revisión y aprobación de documentos controlados para asegurar que se aprueben y emitan oportunamente.mantener los archivos físicos y electrónicos relevantes y mantener registros administrativos precisos conforme a los procedimientos de aseguramiento de calidad.asegurar que los índices estén actualizados y que las versiones obsoletas de documentos controlados sean retiradas y archivadas.administrar los archivos de documentos y muestras para garantizar el cumplimiento de los requisitos y procedimientos establecidos.recomendar acciones y estrategias para mejorar la gestión de documentos controlados y datos archivados.promover una cultura de cumplimiento de procedimientos formales para la producción y control de documentos, así como la comprensión del control de versiones y archivo de documentos y muestras.capacitar a la gerencia y al personal en el uso del sistema de almacenamiento de archivos.realizar otras funciones administrativas según se requiera.promover mejores prácticas e impulsar la mejora de los procesos y procedimientos de gestión documental.asegurar que todos los medios electrónicos recibidos sean archivados correctamente dentro del sistema de gestión documental.competencias, habilidades y conocimientosdiploma de educación postsecundaria en gestión de información/documentos o combinación equivalente de formación académica y experiencia práctica en gestión documental.mínimo entre dos y cuatro años de experiencia como controlador de documentos o archivista.familiaridad con diversos sistemas electrónicos, incluidos ms word, ms excel y adobe.conocimiento de sistemas manuales o electrónicos de control documental será una ventaja.excelentes habilidades de investigación y de comunicación, tanto verbal como escrita.comprensión general de sistemas computarizados de catalogación.precisión y atención al detalle trabajando bajo plazos ajustados.buenas habilidades interpersonales, de servicio al cliente y en equipo.capacidad para dar seguimiento y completar proyectos simultáneos.buenas habilidades de organización, gestión del tiempo y priorización.fuertes habilidades para identificar y resolver problemas.alto nivel de pensamiento crítico y lógico, análisis y razonamiento para identificar principios, causas o hechos subyacentes.capacidad para interpretar e implementar políticas y procedimientos de la empresa.imprescindible tener un nivel de español e inglés avanzado (hablado y escrito).
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