I. Datos generales:
perfil del puesto:
* rango de edad: 25 años en adelante
* sexo: indistinto
* estado civil: indistinto
* licenciatura en administración, relaciones industriales, archivonomía, ingeniero industrial, ing. Químico, ing. Ambiental o afín.
conocimientos:
* conocimiento en temas relacionados control documental
* manejo de office 360 *indispensable
* manejo de drive
deseable:
* 1 año de experiencia en:
* auditoria
* cumplimiento normativo
* control de archivo físico y digital.
* control de vigencias y cumplimiento documental.
* manejo de formatos y bases de datos documentales
* control de documentación regulatoria.
nombre del puesto: auxiliar de control documental
puestos que supervisa en forma directa: personal técnico
proposito principal: apoyar en la organización, control, actualización y resguardo de la documentación física y digital de la empresa, asegurando su trazabilidad, integridad, vigencia y disponibilidad para el departamento comercial, regulación sanitaria y de cumplimiento normativo.
descripción específica del puesto: asegurar el control documental físico y digital y tener un seguimiento administrativo de expedientes
función: dar cabal cumplimiento a los requisitos documentales y administrativos requeridos por la empresa
o responsabilidades:
· mantener actualizado el archivo documental físico y digital (por año, norma, cliente, evento, etc)
· apoyar en el control de versiones de documentos internos (formatos, procedimientos, políticas, etc).
· verificar vigencias de documentos legales, fiscales y regulatorios.
· gestionar el acceso y resguardo de documentos confidenciales o controlados.
· brindar soporte en auditorías internas o externas (clientes, asea, cre, ema, etc).
· mantener actualizado el repositorio digital documental de la organización.
· apoyar en la implementación y cumplimiento del sistema de gestión documental.
· verificar la vigencia y correcta clasificación de documentos legales, fiscales, regulatorios y técnicos.
· coordinar con otras áreas la recepción y registro de documentos relacionados a sus procesos.
· apoyar a calidad en la gestión de evidencias documentales.
o actividades:
· escaneo, foliado y digitalización de documentos.
· carga de documentos al sistema de gestión (drive)
· actualización de matrices de control o registros documentales.
· registros de solicitudes, listas, actas, dictámenes, etc.
· elaboración de reportes quincenales, mensuales, trimestrales de los folios.
· apoyo en la implementación de auditorías o revisión documental externa.
· recopilación de toda la documentación que requieren los expedientes
· custodiar documentos confidenciales bajo protocolos de seguridad.
· crear y mantener carpetas digitales por año, norma, cliente, evento.
· detectar inconsistencias o errores y dar seguimiento para su corrección.
· apoyar en el armado de expedientes físicos para entrega a calidad.
· realizar todas aquellas actividades necesarias para el cumplimiento de sus funciones y las que le sean expresamente encomendadas por el gerente de calidad para la administración de expedientes
tipo de puesto: tiempo completo
sueldo: a partir de $9,000.00 al mes
beneficios:
* estacionamiento gratuito
* uniformes gratuitos
lugar de trabajo: empleo presencial