Responsabilidades:
alta de clientes en sistema:
* atendiendo a los requerimientos de las áreas de compras y ventas, dar de alta en nuestros sistemas los datos necesarios de los clientes para poder facturar.
* dar mantenimiento constante al catálogo de clientes de nuestros sistemas, para mantenerlo actualizado y cumpliendo con los requisitos necesarios para lograr una facturación efectiva.
*
proceso de revisión:
* recepción de las facturas emitidas por la empresa para iniciar el proceso de revisión y pago con nuestros clientes
* conjuntar los documentos necesarios (pre-factura, factura, acuse de recibo, orden de compra, etc.) y requeridos por los clientes para iniciar el proceso de revisión y pago.
* cumplir con los requisitos de nuestros clientes en cada uno de los diferentes procesos de revisión y pago, ya sean físicos o electrónicos, utilizando los portales asignados para este fin o enviando dicha documentación a los correos electrónicos asignados por los clientes.
* llevar el control necesario para poder corroborar que las facturas cumplieron el proceso de revisión de nuestros clientes y están en programación de pago.
cobranza:
* realizar las actividades necesarias para mantener una cartera sana
* mantener una constante comunicación con el cliente para prever posibles desviaciones en el proceso de pago, informar si ha sufrido algún retraso y resolver los problemas en el proceso de cobranza.
* gestión y aclaración con clientes para que realicen sus pagos.
* revisar diariamente los movimientos bancarios (proporcionados por el área de finanzas) para identificar los pagos realizados por los clientes el día anterior e informar al área de contabilidad.
* aplicar los pagos realizado por los clientes en el sistema sia.
* llevar el control, en caso necesario, de los depósitos no identificados (dni) y dar seguimiento para poder identificarlos y poder realizar las aplicaciones necesarias en nuestros sistemas.
* dar seguimiento continuo al estatus que guarda el proceso de pago de nuestras facturas con nuestros clientes.
* tomar las medidas necesarias en caso de identificar retraso en el pago y/o programación de pago de nuestras facturas.
* cancelar y/o solicitar la cancelación de facturas en caso necesario.
* emisión de los complementos de pago necesarios de acuerdo con los lineamientos fiscales.
* emitir notas de crédito en caso necesario.
administración:
* actualizar continuamente el expediente del cliente para tener su historial completo.
* elaborar el pronóstico de cobranza con visibilidad mínima de seis semanas.
* durante los primeros cinco días de cada mes llevar a cabo la conciliación entre nuestros sistemas (sia y coi)
en último día de mes se realiza el cierre del correspondiente mes en curso.