Buscamos *asistente administrativo bilingüe (100% dominio de inglés).*
*funciones*:
- ser el primer punto de contacto y enlace entre el ejecutivo y sus clientes, terceros, proveedores y otros empleados, interactuando con ellos de manera profesional y eficaz
- *excelente manejo de inglés oral y escrito y excelente compresión del idioma (indispensable)*:
- reunirse con terceros en representación de los ejecutivos para discutir problemas y ofrecer recomendaciones o soluciones.
- monitorear memos, entregas y reportes entrantes y salientes.
- coordinar los servicios de mensajería y courier.
- actualizar y mantener las listas de contacto existentes.
- redactar y revisar escritos, reportes, presentaciones y hojas de cálculos
- recopilar información de diferentes herramientas con el objetivo de estudiar los datos y generar los reportes correspondientes.
- entregar reseñas y reportes a ejecutivos, comités y juntas directivas.
- asegurar que todos los proyectos y tareas sean llevados a cabo a tiempo.
- reservar salones de conferencia u otros locales.
- confirmar la reservación de salones o locales y coordinar la comida, además de encargarse de la logística del evento.
- gestionar las agendas de reuniones asegurando la mayor eficiencia posible.
- tomar notas durante las reuniones de trabajo, generar un resumen y distribuirlo entre las personas correspondientes.
- encargarse de los preparativos de viaje de los ejecutivos.
- archivar y organizar documentos físicos y digitales, (mails, reportes y otros documentos administrativos)
- actividades administrativas como gestionar el calendario profesional y personal del ejecutivo, así como los requerimientos para reuniones, pautar citas personales y profesionales, coordinando su agenda para asegurar un manejo efectivo de los eventos, escanear documentos, registro y mantenimiento de la base de datos (procesar y registrar información), solicitar nuevos suministros y hacerse cargo del inventario, (reemplazando materiales y equipos cuando sea necesario), estar al tanto de la estructura organizativa de la empresa, sus políticas y objetivos, gestionar todas las llamadas, mails, correspondencia y faxes entrantes y salientes,
- gestionar y realizar reportes de gastos
- manejo de central telefónica
- tareas contables cuando sea requerido (contabilidad y la facturación)
*perfil*:
- organizado, capaz de manejar su tiempo efectivamente
- detallista y meticuloso: capaz de priorizar tareas debidamente.
- manejo de varias tareas al mismo tiempo y de trabajar bajo presión en un entorno dinámico y activo.
- excelentes habilidades de comunicación, poseer un discurso claro para la gestión de llamadas (de manera respetuosa, elocuente y eficaz)
- altos níveles de iniciativa, flexibilidad y receptividad
- ser capaz de adaptarse a distintas situaciones de manera eficaz.
- vocación de servicio
- orientación al cliente y proactividad
- comunicarse claramente, (de manera escrita, verbal y corporal)
- contar con habilidades de servicio al cliente, ser paciente y protocolar.
- capaz de trabajar independientemente y como parte de un equipo multidisciplinario.
- capacidad analítica y habilidad para resolver conflictos con rapidez yde manera eficiente.
- capacidades administrativas: ser capaz de procesar textos, utilizar hojas de cálculo y manejar bases de datos. Teclear de 40 a 60 palabras por minuto.
- saber utilizar y manejar equipos de oficina (fotocopiadoras e impresoras).
- honesto, discreto y con altos níveles de integridad: ser capaz de manejar información confidencial y sensible.
- inventivo, ingenioso, puntual y confiable.
- buena presencia.
Si estás interesado y cumples con los requisitos, postúlate a través de este medio
tipo de puesto: tiempo completo
salario: $10,000.00 - $18,000.00 al mes
horario:
- turno de 8 horas
prestaciones:
- vacaciones adicionales o permisos con goce de sueldo
tipos de compensaciones:
- bono de productividad