Nombre del puesto: auxiliar administrativo / recepción
horario
lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4:00 p.m. / sábados de 8:00 a.m. a 3:00 p.m.
sueldo mensual
de $9,000 a $11,000.00 mxn por mes, de acuerdo a aptitudes
resumen del puesto
el auxiliar administrativo es fundamental para el funcionamiento operativo y comercial. Su misión principal es gestionar el flujo de ventas, desde la cotización hasta la entrega final del producto, y administrar la logística de compras, asegurando una experiencia de cliente fluida y organizada, y manteniendo la eficiencia administrativa del inventario y la paquetería de la tienda orgánica.
actividades principales
1. creación y seguimiento de cotizaciones: elaborar cotizaciones precisas y oportunas para clientes mayoristas y minoristas, y dar seguimiento activo hasta la confirmación de la venta.
2. seguimiento a pedidos: monitorear y coordinar el estado de todos los pedidos de venta, desde la orden de compra hasta su recolección o envío.
3. hacer guías de pedidos (paquetería): generar, imprimir y gestionar las guías de envío y etiquetas logísticas con diversas plataformas de paquetería.
4. empaque y preparación de pedidos: asegurar que los productos sean empacados de manera segura y profesional, cumpliendo con los estándares de calidad para su transporte.
5. contestación de whatsapp: responder de manera rápida y efectiva las consultas, dudas y pedidos recibidos a través de plataformas de mensajería (ej. Whatsapp business).
6. gestión de compras y logística de suministros: ejecutar las compras de mercancía previamente autorizadas, gestionar los pagos a proveedores, y dar seguimiento logístico desde el envío hasta la recepción en tienda y la gestión de la facturación correspondiente.
7. control básico de inventario: apoyar en la recepción de mercancía, el registro de entradas y salidas de producto, y la verificación física periódica del stock.
8. soporte de ventas en tienda: atender al público que visita la tienda física, asesorándolos sobre los productos.
9. gestión de archivos y documentación: organizar facturas, recibos, órdenes de compra y demás documentación administrativa de manera digital y física.
10. generación de reportes administrativos: elaborar reportes mensuales de compras, así como sus estatus y resguardo tanto en formato físico como digital.
habilidades y competencias requeridas
● servicio al cliente: capacidad innata para establecer una comunicación empática, cortés y profesional con el cliente, presencial y a distancia, buscando siempre superar sus expectativas.
● disposición y actitud de servicio: proactividad, energía positiva y una fuerte voluntad para ayudar y colaborar con el equipo y los clientes en cualquier tarea requerida.
● resolución de problemas: habilidad para identificar rápidamente contratiempos (ej. errores en guías, faltantes de producto, retrasos de paquetería o problemas con proveedores) y proponer soluciones prácticas y efectivas bajo presión. Mismos que se harán de conocimiento su jefe inmediato.
● manejo indispensable de computadora, plataformas y crm: dominio de paquetería office (especialmente para reportes e informes), correo electrónico, navegación web y, crucialmente, manejo eficiente de plataformas de paquetería (ej. Fedex, dhl, estafeta), herramientas de comunicación digital (whatsapp business) y administración del crm (customer relationship management) gestión de pipeline de ventas.
● organización y gestión del tiempo: capacidad para priorizar múltiples tareas, cumplir con plazos de entrega y mantener el área de trabajo y la documentación ordenadas.
● ética y proyección profesional: ser puntual, interactuar asertivamente, asumir actitud respetuosa y coherente que denote profesionalismo, así como contar con buena imagen personal en el trabajo.
● flexibilidad operacional: disponibilidad para apoyo en otras áreas en caso de ser requerido (ejemplo: cubrir vacaciones, apoyar en inventarios especiales, etc.).
la importancia de la profesionalidad y el compromiso
la posición de auxiliar administrativo en exige un compromiso profesional inquebrantable y autónomo. Entendemos el compromiso no solo como la asistencia puntual, sino como la dedicación a cumplir con todas las labores asignadas en tiempo y forma, sin la necesidad de supervisión constante para la ejecución de cada tarea.
la gestión de pedidos, paquetería y compras a proveedores son funciones sensibles donde la rapidez y la precisión impactan directamente en la satisfacción del cliente y la reputación del negocio.
es crucial que cada tarea se ejecute con meticulosidad y un alto sentido de responsabilidad. Una gestión eficiente y a tiempo garantiza que la cadena de suministro funcione sin interrupciones, reflejando el profesionalismo y la seriedad.
contribución al éxito del negocio
este puesto es un pilar estratégico que conecta la oferta con el consumidor final. La excelencia en la ejecución de las funciones administrativas, logísticas y de comunicación determina directamente nuestra capacidad para aumentar las ventas y asegurar la disponibilidad continua de productos. Un desempeño impecable en las tareas de envío y adquisición de insumos garantiza la satisfacción del cliente y fortalece la reputación de ser un proveedor confiable y de alta calidad, elementos vitales para el crecimiento sostenido y la rentabilidad.
tipo de puesto: tiempo completo, por periodo de prueba
duración del contrato: 3 meses
sueldo: $9, $11,000.00 al mes
lugar de trabajo: empleo presencial