Puesto: administrativo senior + soporte legal / comex + gestión de órdenes mayoristas
objetivo del puesto
el rol combina la
gestión administrativa y contable
, el
soporte documental para comercio exterior y temas legales
, y la
coordinación operativa de órdenes mayoristas
. Su propósito es garantizar un
funcionamiento administrativo ordenado, transparente y eficiente
, asegurando la correcta documentación de procesos, pagos y embarques nacionales e internacionales.
este puesto es clave para mantener la
organización operativa
de la empresa, brindando soporte directo a la dirección general.
responsabilidades principales
a. Administrativo general
* control y actualización mensual de inventarios en
odoo y excel
.
* ejecución de
inventarios físicos en bodega
una vez al mes.
* envío de
reporte de stock b y fallas a proveedores
de forma mensual.
* carga y mantenimiento de productos
en plataformas gs1 y odoo.
* gestión de órdenes a proveedores
, carga de facturas y control documental.
* actualización de precios e inventarios
(listas minorista y mayorista).
* carga de saldo
a celulares del equipo operativo y comercial.
* gestión documental completa
: facturas, comprobantes, contratos y documentos legales en drive y odoo.
* cuentas por cobrar (mayoristas)
: seguimiento de pagos y coordinación con finanzas.
* gestión de proveedores
: recepción de facturas, validación fiscal y altas.
* control de gastos internos
, incluyendo viáticos, gastos menores y compras internas.
* gestión de garantías mayoristas
y emisión de notas de crédito correspondientes.
b. Comercio exterior (comex)
* preparación de documentación aduanal
y armado de carpeta por carga.
* gestión y archivo de contratos con proveedores internacionales.
* elaboración de cuadros de costos comex
, incluyendo fletes, maniobras e impuestos.
* control y seguimiento de documentación aduanal
para cada embarque.
* coordinación con agentes aduanales y forwarders
para el seguimiento de embarques.
* gestión de pagos asociados
: aduana, fletes, maniobras, impuestos.
* comunicación en inglés con proveedores internacionales
: documentación, telex, cartas y coordinación de entregas.
c. Soporte legal y corporativo
* asistencia en la redacción y seguimiento de contratos
con clientes, proveedores o aliados comerciales.
* control y archivo de documentación legal vigente.
* apoyo administrativo al área legal y de finanzas
en trámites o renovaciones documentales.
d. Reportes y comunicación
* reporte semanal consolidado
: pagos, embarques, estatus documental y movimientos de inventario.
* interfaz directa con el área de finanzas
, entregando información precisa y organizada para planeación y control.
* comunicación interna
: mantener a los equipos de operaciones y comercial informados sobre estatus de órdenes, embarques y documentación.
perfil del puesto
* formación en
administración, comercio internacional, contaduría o afines.
* experiencia mínima de
3 años en roles administrativos.
* manejo avanzado de herramientas como
excel, google workspace (drive, sheets, docs)
y plataformas de gestión.
* conocimientos básicos de
contabilidad, trámites aduanales y contratos.
* inglés avanzado
(lectura, escritura y conversación).
* capacidad de análisis, atención al detalle y gestión simultánea de tareas.
* perfil
organizado, proactivo y resolutivo
, con orientación a resultados.
competencias clave
* organización y planificación.
* comunicación efectiva y manejo de información confidencial.
* capacidad de priorización bajo entornos dinámicos.
* trabajo en equipo y colaboración interdepartamental.
* pensamiento analítico y capacidad de resolución.
impacto del rol
este puesto es esencial para:
* mantener el
orden administrativo
de la operación.
* garantizar la
trazabilidad documental
de cada proceso local e internacional.
* asegurar el
cumplimiento de plazos y normativas
en embarques y pagos.