Office manager & executive assistantenclivisomos la primera clínica digital especializada en diabetes y obesidad en méxico.
a través de tecnología, atención médica de calidad y acompañamiento personalizado, ayudamos a miles de pacientes a transformar su salud y calidad de vida.
buscamos unoffice manager & executive assistantaltamente organizado, resolutivo y confiable, capaz de garantizar el correcto funcionamiento de nuestras oficinas y convertirse en un aliado estratégico para dirección general.
este rol es ideal para una persona con una fuerte orientación al servicio, pasión por la ejecución y habilidad para anticiparse a las necesidades de una organización en constante crecimiento.
¿qué buscamos?
una persona que incluya:
mentalidad de servicio y actitud resolutiva.
capacidad para anticiparse a las necesidades del negocio y de la dirección general.
excelente organización y atención al detalle.
habilidad para gestionar múltiples prioridades de forma simultánea.
alto sentido de urgencia y seguimiento.
discreción y manejo adecuado de información confidencial.
capacidad para desenvolverse en entornos dinámicos y de rápido crecimiento.
comunicación efectiva y excelentes habilidades de coordinación.descripción del puesto
comooffice manager & executive assistant, serás responsable de garantizar que la operación física y administrativa de clivi funcione de manera eficiente, asegurando que colaboradores, líderes y visitantes cuenten con los recursos necesarios para desempeñar sus funciones.
asimismo, brindarás soporte ejecutivo al ceo, facilitando la gestión de actividades administrativas, operativas, logísticas y estratégicas que contribuyan a optimizar su tiempo y permitirle enfocarse en las prioridades clave del negocio.responsabilidades
office management & facilities
supervisar la operación diaria de oficinas, consultorios y espacios corporativos.
garantizar que las instalaciones se encuentren en óptimas condiciones de funcionamiento, seguridad y presentación.
coordinar servicios de mantenimiento preventivo y correctivo de oficinas, mobiliario e infraestructura.
dar seguimiento a servicios generales como internet, telefonía, fumigación, planta de luz y demás requerimientos operativos.
gestionar incidencias relacionadas con infraestructura y coordinar su resolución con proveedores.
brindar soporte operativo a las distintas áreas de la organización para asegurar la continuidad de las operaciones.
gestión de activos e infraestructura tecnológica
administrar el inventario de equipos de cómputo, accesorios y activos corporativos.
coordinar la configuración, asignación, entrega y recuperación de equipos para colaboradores.
supervisar el mantenimiento y configuración básica de impresoras y equipos de oficina.
mantener actualizados los controles y registros de activos de la organización.
gestionar el correcto almacenamiento y control de materiales dentro de bodega.
compras, proveedores y administración operativa
gestionar la compra, control y abastecimiento oportuno de insumos para oficinas y consultorios.
asegurar la disponibilidad de papelería, cafetería, sanitarios, botiquín y demás recursos necesarios para la operación.
gestionar relaciones con proveedores externos, incluyendo negociación, seguimiento de servicios y atención de incidencias.
dar seguimiento a facturación, comprobación de gastos, pagos de servicios, rentas y proveedores.
coordinar servicios de mensajería, paquetería y logística interna.
administrar y organizar documentación administrativa relacionada con la operación.
control de accesos y seguridad
administrar sistemas de acceso mediante tarjetas, biométricos y otros mecanismos de control.
gestionar altas, bajas y modificaciones de accesos para colaboradores y visitantes.
mantener actualizados los registros de acceso y seguridad física de las instalaciones.
executive support & strategic coordination
brindar soporte ejecutivo integral al ceo en la gestión de actividades corporativas, estratégicas, administrativas y de coordinación.
gestionar agendas, reuniones, reservaciones, traslados, viajes y requerimientos logísticos cuando sea necesario.
dar seguimiento oportuno a solicitudes, pendientes y proyectos especiales de alta prioridad.
coordinar proveedores, servicios y recursos relacionados con necesidades corporativas y ejecutivas.
apoyar en la gestión de asuntos administrativos, operativos y de coordinación que contribuyan a optimizar el tiempo y la eficiencia de dirección general.
brindar apoyo en la coordinación de requerimientos ejecutivos de carácter confidencial, manteniendo absoluta discreción y profesionalismo.
gestionar necesidades especiales y actividades de soporte que permitan a la dirección general enfocarse en las prioridades estratégicas de la organización.requisitos
3 años o más de experiencia en posiciones de office management, facilities, administración corporativa, servicios generales o executive assistant.
experiencia en gestión de proveedores, compras, control presupuestal e infraestructura.
experiencia brindando soporte a posiciones directivas o ejecutivas.
deseable experiencia en startups o empresas de rápido crecimiento.
manejo de herramientas de productividad y organización.
⭐ competencias clave
organización y planeación.
excelente atención al detalle.
alto sentido de urgencia.
resolución de problemas.
orientación al servicio.
comunicación efectiva.
capacidad de negociación.
manejo de información confidencial.
adaptabilidad y flexibilidad.
capacidad para gestionar múltiples prioridades de forma simultánea.lo que ofrecemos
sueldo de$16,000 mxn netos mensuales.
horario:
lunes a viernes de 9:00 a.m. a 6:00 p.m.
sábados de 9:00 a.m. a 1:00 p.m.
prestaciones de ley.
12 días de vacacionesdesde el primer año.
4 días flotantes adicionalespara uso personal.
seguro de gastos médicos mayores.
beneficios exclusivos para colaboradores:
convenio conlaboratorios chopo.
membresía preferencial entotal pass.
convenio educativo conopen english.
descuentos en medicamentos.
descuentos en ópticas participantes.
oportunidad de trabajar directamente con el ceo y equipo fundador de una startup en crecimiento.
ambiente dinámico, colaborativo y orientado a resultados.
posibilidad de convertirte en una pieza clave para la operación y crecimiento de clivi.
¿ hacer que las cosas sucedan?
si disfrutas resolver problemas, coordinar múltiples frentes al mismo tiempo y convertirte en el punto de apoyo que mantiene a una organización funcionando con excelencia, queremos conocerte.
únete a clivi y sé parte de la transformación de la salud en méxico.