Función de oficina
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en asunto coloca: profesor administrativo
i. Descripción del puesto
el papel principal de este profesional clave es brindar un soporte administrativo y organizativo de alto nivel, optimizando el tiempo de los directivos y asegurando la fluidez de las operaciones diarias de la oficina.
esta función es fundamental para facilitar la comunicación interna y externa, gestionar múltiples tareas con eficiencia y autonomía.
ii. Funciones y responsabilidades clave
resumen: seguimiento, reportes y administración
a. Gestión administrativa y de oficina:
* organizar y mantener las agendas de alta complejidad, coordinando reuniones, citas y viajes de negocios.
* filtrar y gestionar la correspondencia (física y electrónica), llamadas telefónicas y comunicaciones, priorizando y redirigiendo según sea necesario.
* preparar y editar documentos, presentaciones, informes, minutas de reuniones y otros materiales, asegurando la precisión y un formato profesional.
* organizar y mantener archivos de manera eficiente y confidencial.
* gestionar el material de oficina y otros recursos administrativos, asegurando su disponibilidad.
b. Apoyo en proyectos y operaciones:
* investigar y recopilar información para apoyar la toma de decisiones de la dirección.
* preparar y dar seguimiento a los documentos contractuales, asegurando que se cumplan los plazos.
* coordinar la logística para eventos internos o externos.
* apoyar en el seguimiento de proyectos o iniciativas especiales asignadas por la dirección.
* colaborar en la preparación de presupuestos y el seguimiento de gastos.
c. Comunicación y relaciones interpersonales:
* actuar como enlace entre la dirección y los demás departamentos, clientes, proveedores y otras partes interesadas.
* facilitar la comunicación interna, asegurando que la información clave fluya de manera efectiva hacia y desde la dirección.
* manejar la información confidencial con la máxima discreción.
d. Perfil del puesto
a. Educación y experiencia:
* título académico: carrera técnica o licenciatura en administración, secretariado ejecutivo, comunicación o campo afín.
* experiencia laboral: preferiblemente en el sector de servicios.
b. Habilidades técnicas:
* dominio avanzado de herramientas de microsoft office, indispensable para la creación de documentos, presentaciones y análisis de datos.
* excelente redacción y ortografía en español.
c. Habilidades blandas (competencias clave):
* organización y planificación: capacidad excepcional para organizar tareas, priorizar y manejar múltiples responsabilidades simultáneamente.
* proactividad e iniciativa: anticipar necesidades y actuar de forma autónoma para resolver problemas antes de que surjan.
* discreción y confidencialidad: absoluta fiabilidad en el manejo de información sensible.
* comunicación efectiva: excelentes habilidades de comunicación oral y escrita.