Empresa especializada en su ramo, se encuentra en búsqueda de un perfil como asistente ejecutiva de dirección.
responsabilidades
* atención a dirección
* organizar y gestionar la agenda de ceo, programando reuniones, citas y eventos de manera eficiente
* resúmenes ejecutivos, filtrado de información importante y altamente confidencial
* organización impecable y comunicación estratégica, absoluta confidencialidad, resolución proactiva de problemas
* gestionar la correspondencia, correos electrónicos y llamadas telefónicas, filtrando información y garantizando una comunicación efectiva y canalizar con el equipo correspondiente
* crear, revisar y editar documentos, informes y presentaciones solicitadas por ceo en coordinación con el equipo
* coordinar y gestionar los viajes del ceo, incluyendo la reserva de vuelos, alojamiento y transporte
* actuar como puente principal entre la dirección, otros departamentos, clientes y socios comerciales
* realizar tareas administrativas diversas, como archivar documentos, gestionar suministros de oficina y mantener registros actualizados
* planificar y organizar reuniones, de ceo, con clientes, proveedores, stakeholders y equipo, asegurando que se disponga de la información y los recursos necesarios
* manejar información confidencial con discreción y asegurar la privacidad del ceo
* apoyo general a temas personales del ceo
* administración de oficina
* realizar la logística de transportación, hospedaje y comidas de cfo, directores y coordinadores
* atender a las visitas que lleguen al estudio en coordinación con el equipo
* realizar el registro de gastos de viáticos de ceo, cfo, directores y coordinadores en los formatos correspondientes y realizar observaciones
* atender solicitudes de cfo en tiempo y forma
* apoyar en el mantenimiento y limpieza de oficinas
* actualizar agenda y bases de datos de personal
* recibir y gestionar solicitudes de acceso y estacionamiento de oficina
* brindar apoyo a coordinador de administración en control y distribución de papelería y asegurar su abastecimiento
* administración de biblioteca
* asegurar el orden y resguardo de libros, artículos, publicaciones y archivo del estudio y personal de ceo
* registrar entradas y salidas de inventario de biblioteca
* administrar y supervisar el préstamo de libros y material de consulta con equipo
* realizar inventario y revisar desviaciones
* dar seguimiento a la actualización o nuevas adquisiciones de material bibliográfico y de consulta
* garantizar el correcto resguardo, clasificación y mantenimiento de libros y material bibliográfico
requisitos
* licenciatura en administración, comunicación o carrera afín
* experiencia comprobable mínima de 5 a 7 años en asistencia a dirección
* deseable experiencia en áreas de marketing, comunicación o relaciones públicas
* inglés avanzado fluido (indispensable)
* capacidad para priorizar reuniones y optimizar el tiempo del directivo, filtrando compromisos urgentes
* organización fluida de viajes nacionales/internacionales y gestión de eventos corporativos
* habilidad para manejar datos sensibles y embargos informativos sobre productos o noticias
* manejo ético de información altamente sensible (financiera, legal y personal)
* proactiva, pensamiento de un paso adelante para prevenir problemas y ofrecer soluciones inmediatas
* manejo de la suite de office
* herramientas para gestión de tareas y calendarios
* aplicación de caso práctico para evaluar la proactividad
asistente de dirección bilingüe colonia cuauhtémoc, mexico city, mx
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