*description*:
rutinas administrativas, gestión de proveedores, mantenimiento, limpieza, jardenería y control de acceso.
garantizar el funcionamiento diario de la oficina, asegurar la perfecta conservación de los ambientes.
monitorear, organizar, controlar y analizar las actividades realizadas por terceros en la oficina.
*activities*
*site contract administration*
- punto focal con la administración del condominio.
- seguimiento y administración del contrato de arrendamiento.
- control de impuestos prediales, tasas de condominio, utilities y tramitar y actualizar licencia municipal de operación y otras licencias se necesario.
- administración de los contratos de servicios para la oficina.
- control / administración de documentos legales para el funcionamiento de la oficina.
- control de ocupación del site.
- elaboración de planillas, gráficos y presentaciones.
*security*
- gestión cctv - carnetización, ingresos, cámaras de seguridad.
- entrega / control de badge, tag de ingreso, administración de ingresos y bajas.
*safety*
- manejo de planos de evacuación y ubicación de elementos de emergencia: promotor de la aplicación del plan de emergencia de evacuación y manejo de desastres en colaboración y coordinación con el centro de control del edificio.
- conformación y participación dentro de la brigada de emergencias.
*maintenance*
- seguimiento, ejecución y control del cronograma de mantenimiento del site, asegurarse de que el plan de mantenimiento se lleve a cabo y esté actualizado.
gestión del proveedor, incluso el plan anual de fumigación en oficinas.
- administración de sistema de alarmas y equipos contra incendios.
*gardening*
- reposición de los arranjos florales de las oficinas: concertar la compra y contratar a una empresa especializada para realizar la sustitución cuando sea necesario.
*cleaning*
- seguimiento, ejecución y control del cronograma de limpieza del site, asegurarse de que el plan de trabajo se lleve a cabo y esté actualizado.
gestión del proveedor.
- control y adquisición (se necesario) de suministros de limpieza.
- supervisión del aseo, gestión de desviaciones y busca por mejorias.
*document & asset management*
- responsable por el manejo de activos fijos del site (contaje, levantamientos y sistema de booking).
- responsable por la gestión de bodegas y parqueaderos en el edificio.
- administración de archivo muerto (proveedor iron mountain, al popular) - ex: solicitud de recolecciones, accesos al sistema, busqueda de documentos y así como evaluación periódica de activos.
*general administration*
- ser el punto focal con la administracion del site y con la area de fsre y condominio.
- atender visitas de gobierno (sat, secretaria del trabajo, bomberos, ayuntamiento, etc.
y tener la documentación regulatoria actualizada para presentarla cuando se requiera).
- administración y gestión de pagos de los provedores de la area de fsre (controlar los costos y gastos previstos en el contrato, incluir facturas en el sistema y enviarlas para pago).
- implementación de estándares - infraestructura y participación en comites internos o externo se necesario.
- identificar posibles proyectos de mejora en los procesos de gestión, actividades, infraestructura y seguridad del sitio y trabajar junto con la coordenación para la implementación.
- realizar diligencias externas, entregas de servicios bancarios cuando sea necesario.
*qualifications*:
- coordinará las activades del site con supervisión remota - proactivo, flexible, responsable, dinámico, organizado, comunicativo pero discreto, autónomo, práctico.
buena comunicación.
- graduación preferencialmente en administración, hotelería, engeñaría o arquitectura.
- conocimientos informáticos esencial: excel, power point, word.
deseable: power bi y sharepoint.
- ingles intermediario (mínimo).
- experiência en gestión de contratos y actividades de instalaciones, administración general, control de pagos, atención a clientes/personas.