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propósito del puesto:
responsable de las actividades administrativas para brindar el apoyo necesario al head del área a fin de ayudar en ciertas acciones, funciones y responsabilidades. Apoyar en la coordinación de las actividades administrativas, y operativas del área, así como proporcionar soluciones a las necesidades de los clientes internos del área. Coordinación de visitas globales y logística de eventos del área. Gestión de pagos a proveedores relacionados con dichos eventos.
principales responsabilidades:
* atender oportunamente a las personas que acuden y solicitan ver al head del área, tanto internas o externas.
* organizar la agenda del head del área, tales como reuniones y eventos, internos y externos, atendiendo oportunamente todos los requerimientos derivados de sus actividades y responsabilidades.
* garantizar la correcta derivación de la correspondencia y demás documentos relacionados con la actividad del head del área.
* controlar y enviar información requerida por el head del área.
* mantener organizado y actualizado el archivo de la dirección.
* gestionar reuniones, concertar citas internas y externas.
* gestión de logística de eventos del área (roadshow, kick off, off site).
* generación de agendas de visitas globales.
* gestión de pagos a proveedores relacionados con dichos eventos.
* agendar los compromisos, juntas y proyectos del head del área
* elaborar y enviar la agenda a los asistentes en reuniones o juntas de trabajo.
* preparar la información y apoyar organizando la logística de los eventos.
* atender y canalizar las llamadas telefónicas que reciba el head del área.
* ejecutivos de alto nivel internacionales.
* ejecutivos de alto nivel dentro y fuera de la organización.
* trabajar en equipo con compañeros del área si así es requerido.
* compartir conocimientos y/o experiencias enfocadas a la mejora de los procesos del área.
* comunicar al jefe inmediato situaciones que impiden la continuidad de los proyectos y/o procesos asignados.
* turnar la correspondencia por asunto y prioridad al head del área.
* archivar y organizar todos los documentos generados en la dirección asignada.
* llevar registro y control de los documentos e informes enviados al exterior.
* realizar la comprobación correspondiente de viáticos y pagos diversos.
* tomar nota de todos los recados (información) y asuntos relacionados con el área de dirección.
requerimientos:
* lic. en Áreas administrativas
* escuela comercial secretariado bilingüe
* inglés 100 %. Se requiere entablar comunicación oral y escrita.
conocimientos:
* office avanzado
habilidades / competencias:
* trabajo en equipo
* servicio al cliente
* proactiva
* capacidad alta de análisis
* empuje, compromiso y desarrollo personal
experiencia:
* 3 a 5 años de experiencia a nivel dirección
* dos años en la organización de eventos, y controlando agenda y actividades a nivel dirección
* manejo de conmutador, atender y canalizar llamadas, control de citas.
* realizando actividades de archivo y control de expedientes.
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