Ubicación: oficina central - ciudad de méxico
objetivo: brindar soporte personal proactivo y de alta calidad a los miembros regionales ejecutivos de cpw lt, beo en toda la región latam y el mercado mexicano.
principales funciones:
- apoyar una variedad de actividades administrativas específicas del área de trabajo.
ejercer iniciativa y juicio en el manejo de materiales/consultas rutinarias y confidenciales.
- gestionar proyectos (conferencias y eventos globales/regionales, reuniones globales/regionales/mexicanas, comunicaciones latam, etc.)
y contribuir al trabajo en comités y equipos.
seguimiento de acciones delegadas por el vp al equipo.
- revisar las prácticas y procedimientos operativos para determinar si se pueden realizar mejoras en áreas como el flujo de trabajo, los procedimientos de presentación de informes o los gastos y realizar los cambios apropiados.
buscar la mejora continua en el servicio entregado.
- manejar y examinar teléfonos y correos electrónicos y redirigir mensajes a las personas apropiadas, coordinar el flujo de información tanto interna como externamente.
- elaborar por su cuenta memorandos, correspondencia rutinaria y básica, notas breves u otros documentos, utilizando procesadores de textos, hojas de cálculo, bases de datos o software de presentación.
leer y analizar proactivamente memorandos, comunicaciones y correos electrónicos entrantes para determinar su importancia, definir prioridades y tomar las acciones adecuadas.
- elaborar informes, revisiones y presentaciones, asegurarse de que se sigan las políticas de formato de la empresa y recomiende revisiones.
- liderar la comunicación con reportes directos, asistentes de mercados, rrhh, equipo latam y otras unidades.
- asistencia en la organización de eventos especiales y cualquier conferencia bajo el liderazgo del jefe de la unidad.
- organizar la logística y montaje de talleres/eventos/seminarios externos o internos.
- organizar los arreglos de viaje y la logística (avión, hotel, automóvil, visa) de acuerdo con la política cpw y coordinar con los mercados cuando corresponda en caso de visitas.
- elaboración y seguimiento de informes de gastos.
- crear y dar seguimiento al proceso p2p (pr/po/ses).
actuar como aprobador de solicitudes de sap.
lo que te hará exitoso:
- titulados en administración de empresas, finanzas, ing.
industrial o afines.
- inglés avanzado.
- 3 a 5 años de experiência asistiendo a ejecutivos.
- conocimientos en manejo de agendas, gestión de eventos y viajes.