1. Resumen ejecutivo eje central: formalizar la posición como jefatura de almacenes y distribución, con autoridad transversal sobre control de inventarios, trazabilidad, conteos cíclicos, prevención de pérdidas, custodia documental y coordinación con compras, producción, comercial, finanzas y distribución.• es una jefatura con mandato de control, gobierno del proceso y rendición de resultados.• debe tener autoridad real para bloquear salidas irregulares, ordenar conteos extraordinarios, exigir evidencia documental y escalar anomalías críticas.• la posición debe medirse por exactitud de inventario, reducción de diferencias, trazabilidad completa, disciplina de ajustes e investigación oportuna de incidencias.
2. Identificación del puestonombre del puesto jefatura de almacenes y distribución.reporta a gerencia de contraloría.relación funcional administración y finanzas; producción; compras; distribución; dirección general, inventarios.personal a cargo coordinaciones, auxiliares, encargados de turno, analistas contables y personal operativo de almacén.ubicación organizacional nivel jefatura con responsabilidad transversal de control y ejecucióncentro de trabajo cedis / almacenes principales y satélites, según alcance definido por calufemodalidad presencial, con alta exposición operativa, administrativa y contable.naturaleza del puesto puesto crítico para protección patrimonial, exactitud de inventario y cumplimiento documental, administrativo y contable.
3. Propósito y misión del puestoobjetivo general. Dirigir integralmente la operación de almacenes e inventarios de las empresas, garantizando exactitud física y sistémica, trazabilidad total de productos y documentos sensibles, control documental, prevención de pérdidas, cumplimiento operativo y generación de información confiable para la toma de decisiones y contabilidad mensual.misión operativa real. Que el inventario que exista en sistema exista en piso; que lo que ingrese, se mueva o salga esté plenamente respaldado; que todo producto sensible sea rastreable; y que cualquier desviación se detecte, se contenga y se explique antes de convertirse en un quebranto.
4. Alcance estratégico del puesto• gobernar uno o varios almacenes, cedis o ubicaciones satélite con criterios homogéneos de control.• custodiar inventarios de producto terminado, insumos, materiales de empaque, suministros y productos sensibles o regulados.• dirigir políticas de recepción, acomodo, resguardo, surtido, despacho, transferencias, devoluciones, ajustes y conteos.• asegurar trazabilidad por lote, caducidad, marbete, folio, documento regulatorio o cualquier otro elemento crítico aplicable.• instalar disciplina operativa, segregación de funciones, evidencia documental y tableros de control para dirección.5. Responsabilidades clave5.1 gobierno del inventario
* diseñar, implementar y mantener políticas y estándares de control de inventarios para todas las ubicaciones bajo su cargo.
* definir tolerancias, niveles de escalamiento, criterios de ajuste y protocolos de investigación de diferencias.
* asegurar la exactitud del inventario físico contra sistema y dirigir cierres semanales, mensuales y extraordinarios.
5.2 control interno operativo
* blindar entradas, salidas, ajustes, traspasos y devoluciones mediante autorizaciones, evidencias y segregación de funciones.
* evitar que una sola persona concentre simultáneamente custodia, captura, conciliación y autorización del movimiento crítico.
* validar que ningún ajuste relevante se ejecute sin soporte documental y causa raíz preliminar.
5.3 trazabilidad y cumplimiento
* asegurar trazabilidad completa de lotes, caducidades, marbetes, folios, series o documentos de control aplicables.
* mantener expedientes y bitácoras auditables en físico y sistema.
* escalar de forma inmediata cualquier anomalía con potencial patrimonial, fiscal, sanitario, operativo o reputacional.
5.4 prevención de pérdidas
* analizar patrones de faltantes, sobrantes, ajustes atípicos, reincidencias por sku, turnos y áreas vulnerables.
* dirigir investigaciones de causa raíz y proponer medidas preventivas y correctivas.
* reducir mermas y fugas de inventario como objetivo financiero explícito del área.
5.5 dirección de personal y cultura de control
* liderar jefaturas, coordinaciones, encargados de turno, analista(s) y personal operativo de almacén.
* definir estándares de disciplina operativa, cierres, uso de formatos, manejo documental y cumplimiento diario.
* desarrollar banca interna y profesionalizar al equipo para que el control no dependa de una sola persona.
5.6 inteligencia operativa y reporteo ejecutivo
* emitir reportes ejecutivos semanales y mensuales con kpis, incidencias, riesgos, planes correctivos y compromisos.
* participar en presupuesto, diseño de procesos, expansión de capacidad y decisiones estructurales relacionadas con inventarios.
* coordinar mesas de revisión con operaciones y finanzas para evitar que el almacén opere como caja negra.
6. Indicadores clave de desempeño (kpis)el puesto debe medirse por control, exactitud y capacidad de anticipar fugas, no solo por velocidad de surtido.indicador definición / intención meta inicial frecuenciaexactitud inventario físico vs sistema mide confiabilidad del inventario y disciplina de registro. ≥ 98.5% semanal / mensualvalor neto de diferencias monitorea fuga de valor por faltantes y sobrantes no justificados. Tendencia decreciente semanal% de conteos cíclicos cumplidos verifica ejecución del calendario de control. 100% semanal% de movimientos sensibles con respaldo completo confirma trazabilidad documental y de autorización. 100% diario / semanaltiempo de investigación de diferencias críticas velocidad para contener y explicar anomalías. % de ajustes con causa raíz validada evita ajustes cosméticos para "cuadrar". 100% mensualmerma real vs estándar controla desviaciones por categoría o proceso. ≤ estándar mensual% de surtido correcto y a tiempo protege servicio sin sacrificar exactitud. ≥ 99% semanalincidencias críticas abiertas vs cerradas mide capacidad de cierre disciplinado. Cierre oportuno semanal% de trazabilidad completa en productos sensibles verifica capacidad de rastreo total. 100% mensual