Resumen del puesto
el auxiliar administrativo será responsable de proporcionar apoyo administrativo integral a las áreas de operaciones y recursos humanos en la sucursal de los cabos. Esto incluye la gestión de documentos, la coordinación de actividades, la atención a empleados y operadores, y el seguimiento de procesos administrativos, asegurando la eficiencia y el cumplimiento de las políticas de la empresa.
Responsabilidades
apoyo a operaciones
gestión de documentación
organizar y mantener actualizados los expedientes de operadores, vehículos y rutas.
Gestionar la documentación relacionada con permisos, licencias y seguros.
Ayudar al coordinador de operaciones en los requerimientos administrativos.
Coordinación de actividades
apoyar en la programación y asignación de rutas y horarios.
Coordinar la comunicación entre operadores, clientes y personal de la sucursal.
Gestionar la logística de materiales y suministros para operaciones.
Gestión de los sistemas de rastreo gps, para generar reportes y tener conocimiento de las unidades.
Atención a operadores
atender consultas y resolver problemas de los operadores.
Gestionar la entrega de uniformes, equipos y otros materiales.
Apoyar en la gestión de incidencias y accidentes.
Apoyo a recursos humanos
gestión de personal
mantener actualizados los expedientes de empleados.
Apoyar en el proceso de reclutamiento y selección de personal.
Gestionar la documentación relacionada con contratos, nómina y prestaciones.
Gestión de los tiempos extras, y la correcta captura de estos.
Capacitación y desarrollo
coordinar la logística de cursos y capacitaciones para empleados y operadores.
Gestionar la entrega de materiales y certificados de capacitación.
Comunicación interna
difundir comunicados y avisos importantes a los empleados.
Gestionar la recepción y envío de correspondencia interna.
Tareas generales
realizar tareas de oficina, como fotocopiar, escanear y archivar documentos.
Gestionar la agenda y las citas del personal de la sucursal.
Atender llamadas telefónicas y correos electrónicos.
Gestionar el inventario de suministros de oficina.
Captura de datos en los diversos sistemas de la empresa.
Apoyo en la administración en control y seguimiento de instalaciones, servicios y material.
Cotizaciones de material eléctrico y de plomería.
Recepción y acomodo de material.
Control de inventario de material.
Recepción de equipos.
Control de inventario de equipos.
Entrega de partes de servicios y reparaciones.
Manejo de correos electrónicos.
Contactar clientes.
Agendar servicios de mantenimiento y reparación.
Control de formatos de servicios.
Seguimiento de servicios realizados y sus pagos.
Cobros en terminal física y en línea.
Control de herramienta especializada.
Manejo de caja chica.
Manejo, uso y seguimiento de formatos de trabajo.
Herramientas o software utilizados: computadora: excel y google sheets.
Español.
Requisitos
educación: licenciatura en administración o técnica en administración (deseable).
Experiencia: experiencia previa en puestos administrativos, preferiblemente en el sector de transporte o logística.
Conocimientos
manejo de paquetería office (word, excel, powerpoint).
Conocimientos básicos de administración de personal.
Conocimientos de archivo y gestión de documentos.
Conocimiento de sistemas de rastreo gps.
Habilidades
habilidades de comunicación oral y escrita.
Organización y atención al detalle.
Capacidad para trabajar en equipo.
Habilidades de resolución de problemas.
Capacidad de captura de datos.
Actitud de servicio.
Habilidades adicionales deseables
conocimiento de la normativa laboral y de transporte.
Experiencia en el uso de sistemas de gestión de personal (erp).
Condiciones y beneficios
tipo de puesto: tiempo completo.
Sueldo: $13,000.00 - $15,000.00 al mes.
Pago complementario
bono de asistencia.
Bono de puntualidad.
Tipo de jornada
diurno.
Turno de 8 horas.
Escolaridad: licenciatura truncada o en curso (deseable).
Experiencia: oficina: 2 años (obligatorio).
Idioma: inglés (deseable).
Horario de trabajo: lunes a viernes, 8:00-14:00 y 16:00-19:00.
Lugar de trabajo: empleo presencial.
Español (idioma requerido).
Se busca un profesional proactivo, responsable y orientado a resultados, con excelente manejo de herramientas informáticas y un fuerte enfoque en la relación con clientes y colaboradores.
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