Mexico city
edelman – administration /
full-time /
on-site
edelman méxico está en busca de un front desk & facilities executive organizado, proactivo y colaborativo para liderar las operaciones de nuestra oficina en ciudad de méxico. Este rol es 100% presencial y fundamental para asegurar el funcionamiento eficiente y positivo de nuestro espacio de trabajo.
si te apasiona crear entornos bien gestionados, ofrecer apoyo administrativo estratégico y liderar con empatía, esta es tu oportunidad de formar parte de una agencia global con propósito.
responsabilidades principales
* supervisar el mantenimiento diario de las instalaciones, garantizando que los espacios de oficina estén seguros, en condiciones óptimas y en cumplimiento con las normativas locales de salud y seguridad.
* coordinar y dar seguimiento a reparaciones en las instalaciones; servir de enlace con administración del edificio, agentes inmobiliarios o arrendadores según sea necesario.
* controlar inventarios y asegurar el abastecimiento oportuno de suministros de oficina, cocina y limpieza.
* gestionar relaciones con proveedores, incluyendo negociaciones de contratos, cumplimiento de servicios y evaluación de propuestas para mejoras o actualizaciones de servicios generales.
* coordinar y ejecutar mudanzas internas, redistribuciones o renovaciones del espacio de trabajo.
* organizar y supervisar el archivo físico y digital, conforme a las políticas establecidas, incluyendo almacenamiento externo si aplica.
* dar soporte en la logística de reuniones y eventos internos, incluyendo montajes, atención operativa y coordinación de espacios.
* coordinar temas de mantenimiento con el personal de it y la administración del edificio.
* colaborar con el equipo de recursos humanos para desarrollar e implementar lineamientos y procedimientos de emergencia dentro de la oficina.
* cubrir o asegurar cobertura en recepción cuando sea necesario.
asistencia ejecutiva
* brindar apoyo administrativo a líderes ejecutivos (viajes, gastos, envíos, inventario de productos de cliente).
coordinación administrativa
* mantener actualizadas listas de distribución, organigramas y documentos internos.
* preparar documentos financieros (pos, presupuestos) y dar seguimiento a temas de facturación y planificación anual.
* apoyar en la logística de reuniones y eventos internos.
liderazgo y cultura
* supervisar y dar seguimiento al equipo administrativo.
* organizar eventos internos como celebraciones y actividades de integración.
* trabajar de la mano con rr.hh. en la logística de regreso a oficina, protocolos de emergencia y onboarding.
* fomentar un ambiente positivo, de colaboración y alto desempeño.
perfil ideal
* mínimo 4 años de experiencia en administración de oficinas, operaciones o servicios generales.
* nivel de inglés avanzado (requisito indispensable), tanto escrito como verbal, para la redacción de reportes, asignación de tareas, interacción con proveedores y comunicación interna.
* excelentes habilidades organizativas, de comunicación (oral y escrita) y resolución de problemas.
* experiencia liderando equipos e interactuando positivamente con empleados de todos los niveles.
* capacidad comprobada para gestionar múltiples tareas simultáneamente con alta atención al detalle y enfoque en la calidad.
* dominio de herramientas de microsoft office: outlook, excel, word, powerpoint y teams.
* experiencia previa en servicio al cliente (deseable).
* licenciatura concluida (deseable).
* disponibilidad para trabajar de manera presencial de tiempo completo.
edelman es una firma global de comunicación que colabora con organizaciones para evolucionar, promover y proteger sus marcas. Creemos en el poder de las ideas, las relaciones y la acción para generar impacto positivo. Somos curiosos, comprometidos y trabajamos con integridad y propósito.