¿tienes habilidades organizativas, atención al detalle y te gusta trabajar en entornos académicos dinámicos? Únete a nuestro equipo como asistente administrativo/a de departamento académico y colabora directamente con estudiantes, profesores y personal administrativo en el desarrollo de procesos clave para el funcionamiento del departamento.
responsabilidades principales
* recibir y brindar atención a alumnos, profesores y visitantes del departamento.
* atender solicitudes a través de llamadas, correos electrónicos y chat institucional.
* actualizar expedientes de profesores para fines de acreditación (sacscoc) y de alumnos.
* dar seguimiento a solicitudes del decanato y otros departamentos académicos.
* gestionar el presupuesto del departamento y llevar control de gastos.
* administrar el inventario de activo fijo, incluyendo oficinas y laboratorios.
* mantener el control de calificaciones mensuales por sección de curso.
* elaborar propuestas de programación de cursos (licenciatura, maestría y doctorado).
* dar seguimiento a inscripciones y procesos de altas/bajas de cursos.
* proporcionar información académica sobre los cursos del departamento.
* gestionar proyectos del programa de formación estudiantil con alumnos.
* informar a colegios residenciales y orientación académica sobre avances académicos.
* elaborar y entregar actas de examen profesional en tiempo y forma.
* tramitar equivalencias por cambio de carrera y transferencias de crédito por intercambio.
* entregar reportes de avance de alumnos candidatos a graduación.
* apoyar en la contratación de profesores de tiempo parcial y personal administrativo.
* gestionar y actualizar documentación de profesores de tiempo completo y parcial.
* elaborar requisiciones de compra (workday) y de consumo interno.
* dar seguimiento a compras autorizadas y comprobar gastos de viáticos.
* organizar eventos académicos del departamento.
* participar en juntas informativas de procesos académicos y administrativos.
* reportar y dar seguimiento a solicitudes de mantenimiento, servicios o traslados.
* tramitar instalación de software académico en salas de cómputo.
perfil requerido
* licenciatura en administración, educación, comunicación, o carrera afín.
* certificado de bachiller como minimo
* experiencia en funciones administrativas, preferentemente en contextos educativos.
* excelente manejo de herramientas digitales y plataformas institucionales.
* habilidades de organización, seguimiento y atención al detalle.
* trato cordial, profesional y con actitud de servicio.
* capacidad para gestionar múltiples tareas simultáneamente.
* deseable: experiencia con sistemas como workday y manejo de presupuestos.
ofrecemos
* integrarte a una comunidad académica de excelencia.
* estabilidad laboral y oportunidades de desarrollo.
* ambiente de trabajo colaborativo y dinámico.