Role summary
this job profile is not validated by subject matter experts yet.
perform a variety of administrative and secretarial tasks to optimize the time management and performance of a manager. Tasks may involve acting as a first point of contact, dealing with correspondence and phone calls, managing diaries, organizing meetings and appointments, and controlling access to the manager.
job responsibilities
manejo de consultas y correspondencia
atiende llamadas telefónicas y ayuda a las personas que llaman o a aquellos que realizan consultas de rutina por correo electrónico o postal con solicitudes básicas de información, y deriva otros asuntos a colegas según sea necesario.
correspondencia
abre y distribuye el correo, y usa cartas de formulario o correos electrónicos para responder a solicitudes rutinarias.
preparación de documentación
utiliza software de oficina estándar para dar formato básico a las cartas, memorandos e informes de rutina.
administración
introduce datos en los sistemas de la empresa, y revisa la información para garantizar la precisión y accesibilidad.
organización de reuniones / eventos de negocios
mantiene los calendarios de citas y reserva salas de reuniones siguiendo instrucciones detalladas para organizar reuniones de negocio de manera eficiente.
recepción de visitantes
recibe visitantes y ayuda con varias solicitudes de información, derivando asuntos más complejos a sus colegas.
cumplimiento operativo
sigue una serie de procedimientos obligatorios para asegurar que el trabajo sea realizado según los estándares de calidad requeridos y/o para garantizar el cumplimiento de los códigos regulatorios externos y los códigos de conducta internos.
programación y asignación de trabajo
organiza su propio horario de trabajo cada día de acuerdo con las prioridades cambiantes.
desarrollo de capacidades personales
desarrolla y mantiene excelentes habilidades técnicas o de procedimiento participando en la evaluación y el desarollo de actividades de planificación, así como de capacitación y entrenamiento formal e informal.
education
secundaria / intermedia + (5 gcse)