Asistente de dirección general bilingüe - inglés avanzado.
1. Funciones principales:
apoyar a la dirección en la gestión administrativa diaria:
* gestión eficiente de tareas administrativas: realiza tareas como la elaboración de documentos, informes y presentaciones, manteniendo un alto nivel de organización y atención al detalle.
* manejo de documentos confidenciales: supervisar la clasificación, archivo y manejo de documentos sensibles de manera discreta y eficiente.
coordinar y organizar reuniones, eventos y viajes de negocios:
* planificación y coordinación de reuniones: organiza reuniones internas y externas, asegurando que todos los participantes estén informados y que los recursos necesarios estén disponibles (materiales, salas de reuniones, plataformas virtuales, etc.).
* organización de eventos corporativos: gestiona los detalles logísticos de eventos, conferencias o presentaciones, coordinando desde la ubicación hasta la preparación de material y asistencia a los participantes.
* coordinación de viajes internacionales de negocios: se encarga de la organización de viajes (reservas de vuelos, hoteles, transporte y itinerarios), gestionando los aspectos logísticos y asegurando que los viajes sean fluidos y sin contratiempos.
realizar seguimiento a la agenda del director y recordatorios de actividades:
* gestión de la agenda del director: mantiene organizada la agenda del director, asegurándose de que todas las reuniones, citas y eventos sean confirmados y gestionados de manera oportuna.
* recordatorios de actividades: envío de recordatorios de eventos y tareas importantes para el director, garantizando que los plazos se cumplan y las actividades se lleven a cabo de acuerdo a lo previsto.
gestionar la comunicación interna de la dirección:
* comunicación interna con equipos: facilita la comunicación interna entre la dirección y otros departamentos o equipos, asegurándose de que la información se transmita de manera clara y eficiente, tanto de manera oral como escrita.
realizar tareas administrativas generales para el correcto funcionamiento de la oficina:
* soporte administrativo a otros departamentos: brinda soporte general a otros departamentos de la oficina, realizando tareas como el manejo de documentos, control de inventarios de oficina, pedidos de suministros, y apoyo en proyectos o actividades especiales.
* mantenimiento de la oficina: asegura que la oficina esté en condiciones óptimas para el trabajo, gestionando los recursos necesarios (material de oficina, equipos, servicios de limpieza, etc.).
competencias lingüísticas:
* dominio avanzado del inglés y del español: capacidad para escribir y hablar de manera fluida en ambos idiomas. Esto incluye la redacción y traducción de documentos, así como la capacidad para llevar a cabo llamadas y videoconferencias en los dos idiomas.
* gestión del tiempo y prioridades: capacidad para gestionar varias tareas a la vez, priorizando las actividades según la importancia y urgencia.
* atención al detalle: la capacidad para manejar tareas administrativas con precisión y asegurarse de que no se pase por alto ningún detalle importante.
competencias tecnológicas:
* uso avanzado de herramientas digitales: dominio de programas como microsoft office (word, excel, powerpoint) y herramientas colaborativas como google workspace, microsoft teams, etc.
* plataformas de videoconferencias: habilidad en el uso de herramientas de comunicación como zoom, teams, skype, entre otras.
comunicación y habilidades interpersonales:
* comunicación clara y efectiva: capacidad para redactar y comunicar mensajes profesionales de manera clara y adecuada para diferentes audiencias.
* habilidades interpersonales: capacidad para interactuar de manera efectiva con diferentes niveles jerárquicos dentro de la empresa, así como con clientes y proveedores externos.
resolución de problemas y toma de decisiones:
* proactividad: capacidad para anticipar las necesidades del director y tomar decisiones informadas cuando sea necesario, sin necesidad de supervisión constante.
* adaptabilidad: capacidad para manejar situaciones imprevistas y adaptarse a cambios en la agenda o en los requerimientos de la dirección.
3. Formación y experiencia:
* formación académica: lic. en negocios internacionales, l.a.e. o carreras afines. Formación adicional en idioma inglés es una ventaja.
* experiencia laboral: se valora la experiencia previa de al menos 10 años comprobables en puestos administrativos o de asistencia ejecutiva, particularmente en entornos bilingües o internacionales. La experiencia trabajando con directivos o en empresas multinacionales es altamente apreciada.
4. Características personales:
* confidencialidad y discreción: capacidad para manejar información confidencial con respeto y profesionalismo.
* actitud proactiva y orientación al servicio: habilidad para anticipar las necesidades de los directivos y colaborar estrechamente con ellos, brindando soporte de manera eficiente.
* tener disponibilidad para realizar viajes internacionales cuando se requiera.
salario competitivo.
prestaciones de ley.
vales de despensa.
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