El recepcionista es la primera cara de la empresa, el punto de contacto inicial para clientes, visitantes y proveedores. Su rol es crucial para causar una excelente primera impresión y para asegurar que la oficina funcione de manera fluida y organizada. Es responsable de gestionar la recepción y de realizar una variedad de tareas administrativas que apoyan a toda la organización.
funciones y responsabilidades clave:
atención al público y gestión de la recepción
• recibir y dar la bienvenida a visitantes, clientes y proveedores de manera profesional y amable.
• dirigir a los visitantes hacia la persona o el departamento correcto.
• gestionar llamadas telefónicas entrantes y salientes, transfiriéndolas adecuadamente y tomando mensajes cuando sea necesario.
• manejar la correspondencia, incluyendo la recepción, clasificación y distribución del correo y paquetería. Tareas administrativas y de oficina
• manejar la agenda y el calendario para programar y coordinar reuniones y citas.
• brindar apoyo administrativo general al equipo, como archivar documentos, realizar fotocopias y preparar reportes básicos.
• mantener un área de recepción limpia, ordenada y presentable.
• supervisar los suministros de oficina y gestionar los pedidos cuando sea necesario. Seguridad y control
• mantener la seguridad de la oficina siguiendo los procedimientos establecidos para el control de acceso de visitantes.
• registrar la entrada y salida de personas, asegurando un registro preciso para fines de seguridad.
habilidades y competencias requeridas
• excelentes habilidades de comunicación: tanto verbal como escrita, para interactuar de forma clara y efectiva con todo tipo de personas.
• profesionalismo: una actitud servicial, amable y cortés es fundamental.
• atención al detalle y organización: capacidad para manejar múltiples tareas, priorizar y mantener la precisión en el registro de información.
• manejo de herramientas de oficina: conocimiento de software de ofimática (word, excel) y de sistemas de gestión de llamadas o calendarios.
• capacidad para resolver problemas: habilidad para mantener la calma y encontrar soluciones bajo presión.
• escolaridad: bachillerato general
• edad: indispensable ser mayor de 1 8 años
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