Lunes a viernes de 08:00 a 17:00 horas.
sábados de 09:00 a 14:00 horas.
requisitos
licenciatura concluida en administración, negocios, relaciones internacionales o carrera afín.
experiencia mínima comprobable de 3 a 5 años en posiciones similares como office manager, coordinador(a) administrativo(a), facilities, administración general o soporte ejecutivo.
inglés indispensable nivel b2 o c1.
se ofrece:
prestaciones de ley
gastos medicos menores
inglés conversacional de negocios (se evaluará durante el proceso).
experiencia en administración integral de oficinas corporativas e inmuebles.
experiencia en manejo de proveedores, contratos y servicios generales.
experiencia en compras, facturación, control de gastos y procesos administrativos.
experiencia coordinando personal de limpieza, seguridad y proveedores externos.
experiencia en control documental, resguardo de contratos y gestión de viáticos.
experiencia administrando múltiples proveedores y servicios simultáneamente.
contar con referencias laborales comprobables.
excelente organización, seguimiento y atención al detalle.
capacidad para gestionar múltiples actividades y prioridades simultáneamente.
alto sentido de responsabilidad, confidencialidad y servicio.
deseable experiencia en empresas con múltiples oficinas, inmuebles o alta interacción con proveedores y servicios generales.
principales responsabilidades
administración integral de oficinas corporativas e inmuebles.
supervisión y seguimiento de servicios de electricidad, agua, internet, mantenimiento, arrendamientos y demás servicios necesarios para la operación.
coordinación y seguimiento de proveedores de servicios generales.
gestión de compras de insumos de limpieza, cafetería, papelería, herramientas, mobiliario, electrodomésticos, materiales operativos y cualquier recurso necesario para el correcto funcionamiento de las oficinas.
control y seguimiento de facturación, pagos, comprobación de gastos y procesos administrativos.
administración y seguimiento de tarjetas corporativas.
gestión y seguimiento de pagos a proveedores y prestadores de servicios.
supervisión de las condiciones generales de las oficinas, verificando que mobiliario, equipos, electrodomésticos, pantallas, cafeteras, hornos, refrigeradores, áreas comunes, salas de juntas, cocinetas y espacios de trabajo se encuentren en óptimas condiciones.
coordinación y supervisión del personal de limpieza y seguridad.
administración de horarios, descansos, coberturas, permisos y requerimientos operativos del personal de limpieza y seguridad.
seguimiento al desempeño del personal de limpieza y seguridad, garantizando la continuidad operativa de los inmuebles.
atención y seguimiento de incidencias relacionadas con mantenimiento, instalaciones, servicios generales y operación de oficinas hasta su resolución.
coordinación de adecuaciones, cambios y requerimientos operativos de los distintos inmuebles cuando sea necesario.
control, administración y resguardo de llaves, accesos y copias de acceso de oficinas e inmuebles.
administración, organización y resguardo de contratos corporativos, expedientes y documentación administrativa.
gestión y control de archivos físicos y digitales.
control y resguardo de documentación sensible y confidencial de la compañía.
seguimiento a contratos con proveedores y validación de documentación correspondiente.
gestión administrativa y seguimiento con proveedores de telecomunicaciones y servicios corporativos.
seguimiento a trámites relacionados con servicios de internet, telefonía y telecomunicaciones.
coordinación de viáticos, transportes y logística para personal directivo, representantes legales y área legal.
gestión de reservaciones, traslados, hospedajes y requerimientos logísticos cuando sea necesario.
seguimiento a procesos de regularización, homologación y cumplimiento documental con proveedores externos.
validación de avances, entregables y tiempos de ejecución de proyectos asignados a proveedores externos.
comunicación constante con proveedores para seguimiento de requerimientos, incidencias y acuerdos operativos.
apoyo administrativo a dirección, recursos humanos, legal, contabilidad y otras áreas de la organización.
elaboración de reportes administrativos y seguimiento de actividades estratégicas asignadas por dirección.
traducción e interpretación de español a inglés y de inglés a español durante reuniones, llamadas, visitas y comunicaciones corporativas.
apoyo en la coordinación de actividades internas, eventos corporativos y requerimientos especiales de la operación.
gestión de múltiples proveedores y servicios simultáneamente, asegurando la continuidad operativa de las oficinas.
supervisión y seguimiento de las necesidades operativas de los distintos pisos e inmuebles de la compañía.
garantizar que las instalaciones, servicios, recursos e infraestructura se encuentren disponibles y funcionando adecuadamente para la operación diaria.
mantener una comunicación efectiva con las distintas áreas de la organización para atender requerimientos administrativos y operativos en tiempo y forma.
competencias
organización y planeación.
comunicación efectiva.
proactividad.
resolución de problemas.
capacidad de negociación.
atención al detalle.
orientación a resultados.
trabajo bajo presión.
seguimiento y control administrativo.
manejo de información confidencial.
capacidad para coordinar múltiples actividades de manera simultánea.
alto sentido de urgencia y servicio.
importante
el inglés es indispensable y será evaluado durante el proceso de selección.
contar con referencias laborales.
se ofrecen :
prestaciones de ley
gastos medicos menores
sueldo 20,000 pesos