Office manager & executive assistant en clivi somos la primera clínica digital especializada en diabetes y obesidad en méxico.
a través de tecnología, atención médica de calidad y acompañamiento personalizado, ayudamos a miles de pacientes a transformar su salud y calidad de vida.buscamos un office manager & executive assistant altamente organizado, resolutivo y confiable, capaz de garantizar el correcto funcionamiento de nuestras oficinas y convertirse en un aliado estratégico para dirección general.
este rol es ideal para una persona con una fuerte orientación al servicio, pasión por la ejecución y habilidad para anticiparse a las necesidades de una organización en constante crecimiento.
¿qué buscamos?
una persona que incluya:mentalidad de servicio y actitud resolutiva.capacidad para anticiparse a las necesidades del negocio y de la dirección general.excelente organización y atención al detalle.habilidad para gestionar múltiples prioridades de forma simultánea.alto sentido de urgencia y seguimiento.discreción y manejo adecuado de información confidencial.capacidad para desenvolverse en entornos dinámicos y de rápido crecimiento.comunicación efectiva y excelentes habilidades de coordinación.descripción del puestocomo office manager & executive assistant, serás responsable de garantizar que la operación física y administrativa de clivi funcione de manera eficiente, asegurando que colaboradores, líderes y visitantes cuenten con los recursos necesarios para desempeñar sus funciones.asimismo, brindarás soporte ejecutivo al ceo, facilitando la gestión de actividades administrativas, operativas, logísticas y estratégicas que contribuyan a optimizar su tiempo y permitirle enfocarse en las prioridades clave del negocio.responsabilidadesoffice management & facilitiessupervisar la operación diaria de oficinas, consultorios y espacios corporativos.garantizar que las instalaciones se encuentren en óptimas condiciones de funcionamiento, seguridad y presentación.coordinar servicios de mantenimiento preventivo y correctivo de oficinas, mobiliario e infraestructura.dar seguimiento a servicios generales como internet, telefonía, fumigación, planta de luz y demás requerimientos operativos.gestionar incidencias relacionadas con infraestructura y coordinar su resolución con proveedores.brindar soporte operativo a las distintas áreas de la organización para asegurar la continuidad de las operaciones.gestión de activos e infraestructura tecnológicaadministrar el inventario de equipos de cómputo, accesorios y activos corporativos.coordinar la configuración, asignación, entrega y recuperación de equipos para colaboradores.supervisar el mantenimiento y configuración básica de impresoras y equipos de oficina.mantener actualizados los controles y registros de activos de la organización.gestionar el correcto almacenamiento y control de materiales dentro de bodega.compras, proveedores y administración operativagestionar la compra, control y abastecimiento oportuno de insumos para oficinas y consultorios.asegurar la disponibilidad de papelería, cafetería, sanitarios, botiquín y demás recursos necesarios para la operación.gestionar relaciones con proveedores externos, incluyendo negociación, seguimiento de servicios y atención de incidencias.dar seguimiento a facturación, comprobación de gastos, pagos de servicios, rentas y proveedores.coordinar servicios de mensajería, paquetería y logística interna.administrar y organizar documentación administrativa relacionada con la operación.control de accesos y seguridadadministrar sistemas de acceso mediante tarjetas, biométricos y otros mecanismos de control.gestionar altas, bajas y modificaciones de accesos para colaboradores y visitantes.mantener actualizados los registros de acceso y seguridad física de las instalaciones.executive support & strategic coordinationbrindar soporte ejecutivo integral al ceo en la gestión de actividades corporativas, estratégicas, administrativas y de coordinación.gestionar agendas, reuniones, reservaciones, traslados, viajes y requerimientos logísticos cuando sea necesario.dar seguimiento oportuno a solicitudes, pendientes y proyectos especiales de alta prioridad.coordinar proveedores, servicios y recursos relacionados con necesidades corporativas y ejecutivas.apoyar en la gestión de asuntos administrativos, operativos y de coordinación que contribuyan a optimizar el tiempo y la eficiencia de dirección general.brindar apoyo en la coordinación de requerimientos ejecutivos de carácter confidencial, manteniendo absoluta discreción y profesionalismo.gestionar necesidades especiales y actividades de soporte que permitan a la dirección general enfocarse en las prioridades estratégicas de la organización.requisitos3 años o más de experiencia en posiciones de office management, facilities, administración corporativa, servicios generales o executive assistant.experiencia en gestión de proveedores, compras, control presupuestal e infraestructura.experiencia brindando soporte a posiciones directivas o ejecutivas.deseable experiencia en startups o empresas de rápido crecimiento.manejo de herramientas de productividad y organización.
⭐ competencias claveorganización y planeación.excelente atención al detalle.alto sentido de urgencia.resolución de problemas.orientación al servicio.comunicación efectiva.capacidad de negociación.manejo de información confidencial.adaptabilidad y flexibilidad.capacidad para gestionar múltiples prioridades de forma simultánea.lo que ofrecemossueldo de $16,000 mxn netos mensuales .
horario:lunes a viernes de 9:00 a.m. a 6:00 p.m.sábados de 9:00 a.m. a 1:00 p.m.prestaciones de ley.12 días de vacaciones desde el primer año.4 días flotantes adicionales para uso personal.seguro de gastos médicos mayores .
beneficios exclusivos para colaboradores:convenio con laboratorios chopo .
membresía preferencial en totalpass .
convenio educativo con open english .
descuentos en medicamentos.descuentos en ópticas participantes.oportunidad de trabajar directamente con el ceo y equipo fundador de una startup en crecimiento.ambiente dinámico, colaborativo y orientado a resultados.posibilidad de convertirte en una pieza clave para la operación y crecimiento de clivi.
¿list@ para hacer que las cosas sucedan?
si disfrutas resolver problemas, coordinar múltiples frentes al mismo tiempo y convertirte en el punto de apoyo que mantiene a una organización funcionando con excelencia, queremos conocerte.
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