PROPÓSITO GENERAL DEL PUESTO
Brindar apoyo estratégico, administrativo y operativo a la Dirección y Subdirección, asegurando una adecuada coordinación de actividades, seguimiento de proyectos y flujo de comunicación entre las diferentes áreas de la empresa.
Responsable de optimizar el tiempo, la información y la toma de decisiones de la Dirección, facilitando la ejecución de objetivos, metas operativas e iniciativas estratégicas mediante una gestión eficiente de agendas, reportes, seguimiento y coordinación interdisciplinaria.
UBICACIÓN DEL PUESTO
Puesto al que reporta: Dirección General / Subdirección
Relación jerárquica: Dirección General Subdirección Asistente Ejecutiva de Dirección
RESPONSABILIDADES PRINCIPALES
* Administración y control de agenda de Dirección y Subdirección.
* Seguimiento operativo y administrativo de proyectos estratégicos.
* Coordinación de reuniones, minutas y acuerdos.
* Apoyo en la comunicación entre Dirección y departamentos.
* Seguimiento de proveedores, clientes y stakeholders.
* Elaboración y control de reportes ejecutivos.
* Priorización de información y manejo de comunicaciones.
ACTIVIDADES DEL PUESTO
Actividades Diarias
* Administrar la agenda de Dirección y Subdirección.
* Coordinar reuniones internas y externas.
* Dar seguimiento a minutas y acuerdos establecidos.
* Gestionar y priorizar comunicaciones, solicitudes e incidencias.
* Apoyar en los flujos de trabajo de Subdirección.
* Facilitar la comunicación entre Dirección y las diferentes áreas.
* Dar seguimiento a proveedores, clientes y stakeholders.
* Elaborar reportes ejecutivos en tiempo y forma.
* Apoyar en la resolución de situaciones operativas diarias.
* Mantener organizada y actualizada la información estratégica.
Actividades Periódicas
Semanales / Mensuales
* Coordinar y dar seguimiento a proyectos asignados por Dirección.
* Supervisar el cumplimiento de tareas y acuerdos entre áreas.
* Dar seguimiento a iniciativas estratégicas lideradas por Dirección.
* Coordinar actividades interdisciplinarias que involucren diferentes departamentos.
* Elaborar reportes calendarizados para Dirección.
* Mantener comunicación continua con áreas como:
o Mantenimiento
o Diseño
o Redes Sociales
o Marketing
Actividades Eventuales
* Participar en proyectos especiales de Dirección.
* Coordinar eventos, reuniones estratégicas o presentaciones ejecutivas.
* Apoyar en la implementación de nuevos procesos administrativos.
* Gestionar información confidencial y documentación estratégica.
COMPETENCIAS
Competencias Organizacionales
* Integridad
* Compromiso
* Ética profesional
* Confidencialidad
Competencias del Área
* Organización y planeación
* Atención al detalle
* Comunicación efectiva
* Adaptabilidad
* Servicio al cliente interno y externo
Competencias del Puesto
* Inteligencia emocional
* Resolución de problemas
* Proactividad
* Gestión del tiempo
* Capacidad multitarea
* Seguimiento y control
* Trabajo bajo presión
CONOCIMIENTOS TÉCNICOS
* Administración y control de agenda ejecutiva.
* Elaboración de reportes y presentaciones ejecutivas.
* Coordinación y seguimiento de proyectos.
* Manejo de información confidencial.
* Comunicación organizacional.
* Organización de reuniones y seguimiento de acuerdos.
SISTEMAS QUE MANEJA
* Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
* Google Workspace.
* Herramientas de videoconferencia.
* Sistemas administrativos y de gestión.
* WhatsApp Business.
PERFIL DEL OCUPANTE
Escolaridad: Licenciatura en Administración, Comunicación, Relaciones Públicas o carrera afín.
Experiencia: Mínimo 3 años en posiciones similares.
Idiomas: Inglés básico/intermedio deseable.
Disponibilidad: Alta disponibilidad de horario.
Horario laboral:
* Lunes a viernes: 9:00 a 18:00 hrs
* Sábados: 9:00 a 14:00 hrs
INDICADORES CLAVE (KPIs)
* Cumplimiento de agendas y tiempos.
* Seguimiento efectivo de acuerdos y proyectos.
* Entrega oportuna de reportes.
* Nivel de organización administrativa.
* Tiempo de respuesta a requerimientos.
* Eficiencia en coordinación entre áreas.