Objetivo:
brindar apoyo administrativo y operativo, asegurando una atención cordial y eficiente a visitantes, clientes y colaboradores, así como la correcta gestión de llamadas, correspondencia y documentación, contribuyendo al buen funcionamiento de la oficina.
responsabilidades principales
1.proporcionar una bienvenida profesional y cordial a clientes, proveedores y visitantes de las oficinas y mantener la confidencial de la información y relación con los mismos.
2.garantizar el control de acceso de visitantes y dar seguimiento a las medidas de seguridad corporativas.
3.atender, filtrar y redirigir llamadas telefónicas y/o correos electrónicos con los usuarios correspondientes, así como tomar y revocar mensajes cuando sea necesario.
4.mantener presentable y en orden el área de recepción, sala de juntas de comité, con todos los materiales necesarios disponibles.
5.gestionar y dar seguimiento seguro de la correspondencia entrante/saliente (correo y paquetería), así como llevar el control y minuta de esta, manteniendo actualizado las direcciones de las sucursales de la organización.
6.asistencia de tareas administrativas (archivo, eventos, copia de documentos, papelería, insumos, digitalización, consumibles, etc.)
7.programar reuniones, citas y mantener actualizados los calendarios que sean asignados.
8.formar parte de la brigada de emergencias de la compañía con el fin de estar preparado, prevenir, responder con disciplina y ayudar en caso de una emergencia.
9.supervisar los servicios y mantenimientos como cerrajeros, impresoras, climas, alarmas, fumigaciones, extintores, etc. cuando le sean asignados.
experiencia relevante
mas de 4 años de experiencia en la recepción corporativa en entornos ejecutivos y atención de clientes de alto nivel.
educación:
bachillerato, técnico o profesional
requisitos y habilidades
* ingles intermedio (se puede comprender los puntos principales de temas laborales de acuerdo con su puesto, así como mantener una conversación, escritura y lectura sencilla en inglés)
* manejo de herramientas de oficina: microsoft 365 (outlook, word, excel, powerpoint), teams, y/o zoom.
* conocimientos de gestión administrativa y control documental.
* redacción ejecutiva, ortografía y comunicación efectiva.
* habilidades de organización, multitarea y resolución de problemas.
* excelente presentación, atención al cliente y servicio con enfoque profesional.