Descripción
especialista excelencia operativa
dirección de operaciones
supervisor de calidad
no supervisa personal (0).
Fecha de elaboración: 16/dic/2025
propósito general del puesto
crea la documentación de los procesos operativos, desde la creación inicial hasta el mantenimiento continuo de los procesos, reglas de negocio y otros documentos esenciales. Desarrolla políticas y normativas para la creación y revisión de documentos, asegurando su alineación con las prácticas operativas actuales. Facilita entrenamientos para transferir conocimientos sobre el uso efectivo de los procesos y gestiona versiones de cambios para asegurar la trazabilidad y la integridad de los documentos a lo largo del tiempo. Colabora estrechamente con los equipos operativos para garantizar acceso claro y eficiente a la información, optimizando la eficiencia y la calidad en la ejecución de proyectos.
Principales roles y responsabilidades
creación y mantenimiento de documentos:
se encarga de crear y mantener actualizados procesos, reglas de negocio, diagramas de flujo y otros documentos operativos clave.
Utiliza habilidades de redacción técnica y conocimientos profundos del negocio para desarrollar documentos claros y precisos. Implementa sistemas de gestión documental eficientes para organizar y almacenar la información de manera accesible.
Para asegurar que todos los documentos reflejen con precisión las prácticas operativas actuales, facilitando la comprensión y el cumplimiento por parte de los equipos operativos, y garantizando la consistencia y calidad en la documentación de la organización.
Desarrollo de políticas y normativas documentales:
participa en la definición y desarrollo de políticas y normativas para la creación, revisión y aprobación de documentos.
Colabora con diferentes departamentos y partes interesadas para establecer estándares y procedimientos claros. Realiza análisis de brechas y revisa regularmente las políticas para asegurar su relevancia y efectividad.
Para asegurar la consistencia, integridad y cumplimiento normativo de la documentación, proporcionando un marco claro para la gestión documental dentro de la organización.
Entrenamiento y transferencia de conocimiento:
organiza y facilita sesiones de entrenamiento para usuarios y equipos relevantes sobre el uso y gestión adecuada de la documentación.
Diseña material de capacitación claro y efectivo. Colabora con expertos internos para asegurar la exactitud y relevancia del contenido impartido durante las sesiones de capacitación.
Para promover la adopción de mejores prácticas en la gestión documental, mejorar la comprensión y el cumplimiento de políticas de procesos, y garantizar que todos los usuarios tengan las habilidades necesarias para trabajar eficientemente con la documentación.
Gestión de versiones y cambios:
administra versiones de documentos y controla los cambios para asegurar la trazabilidad y la integridad de la documentación a lo largo del tiempo.
Utiliza herramientas de gestión de versiones y control de cambios para registrar y documentar todas las modificaciones. Coordina revisiones periódicas y aprobaciones para cambios importantes.
Para asegurar que la documentación sea precisa, actualizada y consistente, facilitando la colaboración efectiva entre equipos y la adaptación ágil a cambios organizacionales.
Toma de decisiones
autorización de templates para presentaciones y/o infografías.
Autorización de diseños.
Autorización de publicación de documentación.
Relaciones internas
excelencia operativa: para análisis de datos, indicadores, tendencias y definir planes de implementación de los componentes desarrollados que se vayan liberando.
Operaciones: para documentar y optimizar los procesos operativos. Proporciona entrenamiento en procedimientos y realiza auditorías para asegurar la conformidad y mejorar continuamente la eficiencia operativa.
Soluciones al cliente: documentar y optimizar los procesos de soluciones al cliente, proporcionar entrenamiento y realizar auditorías. El objetivo es mejorar la eficiencia en la gestión de paquetes y reducir la cantidad de envíos en sac.
Atención al cliente: documentar y optimizar los procesos operativos relacionados con la interacción con el cliente, unificando actividades para asegurar trazabilidad y visibilidad constante para el cliente.
Procesos de negocio: colabora estrechamente con el área de proceso de negocio para relacionar y documentar los procesos operativos con los procesos de sistemas, asegurando una integración eficiente y coherente entre ambas áreas.
Jurídico: asegurar el cumplimiento de normativas vigentes en los procesos operativos, incluyendo las regulaciones de la ley de tránsito y tráfico, garantizando así la conformidad legal y la seguridad tanto del personal como de las operaciones.
Seguridad patrimonial: para optimizar procesos que reduzcan robos y movimientos de paquetes ilícitos. Documenta las mejores prácticas y procedimientos de respuesta ante anomalías que requieran intervención de seguridad patrimonial o legal, garantizando una gestión efectiva y segura de los activos de la empresa de paquetería.
Relaciones externas
proveedores externos: consultoría, proveeduría e interacción para el desarrollo de funcionalidades que no puedan ser atendidas por nuestras áreas internas.
Dimensiones e indicadores
variables
métrica
monto en $ pesos
kpi´s operativos (cumplimiento a garantía, productividad, devoluciones, etc).
% cg = (total de ítems cumple garantía / total de ítems confirmados) * 100
productividad = cantidad de ítems a entrega tr2.
% dev = total de ítems devueltos / total de ítems a entrega.
% cg = 96% minimo
prod = según la meta por mes en ppo
% dev
costo por envío
% apego a ppto de costo por envío
$13.42 – cumplimiento al 97%
perfil del puesto
9.1 escolaridad
( ) secundaria
( ) preparatoria o carrera técnica
(x) universitaria
( ) maestría
9.2 inclusión de personal
( ) motriz
( ) sensorial
( ) intelectual
( ) cognitiva
especificar especialidad del grado
comunicación, administración de empresas, administración pública, humanidades, ingeniería industrial o a fin.
9.3 idioma
inglés (lectura y comprensión)
hablado: (x) básico, ( ) intermedio, ( ) avanzado
escrito: ( ) básico, (x) intermedio, ( ) avanzado
lectura: ( ) básico, (x) intermedio, ( ) avanzado
9.4 otros conocimientos requeridos
paquetería office: ( ) básico, ( ) intermedio, (x) avanzado
señala en que funciones del puesto se requieren o aplican los conocimientos que indicaste anteriormente. Ejemplo: conocimientos de excel avanzados para hacer análisis en bases de datos con mucha información, certificación en el sistema x de calidad para poder realizar las validaciones correspondientes, etc.
Conocimientos
procesos operativos
microsoft visio
power point
capacitación constante
mapeo de procesos
elaboración de presentaciones y comunicados
auditorias de procesos.
Puestos que debe ocupar previamente
logística, procesos, presupuestos, mejora continua.
Durante cuánto tiempo (años): 3 años.
Señala en que funciones del puesto se requieren o aplican la experiencia que indicaste anteriormente. Ejemplo: contabilidad de impuestos para hacer la declaración anual, etc.
Conocimientos
sistemas de gestión documental: sharepoint, documentum, alfresco, o similares, microsoft visio.
Automatización de flujos, seguridad documental, estandarización de procesos.
Aprobaciones
director de área
nombre:
jefe inmediato
nombre:
recursos humanos
nombre:
#j-18808-ljbffr