Función del recepcionista
el recepcionista es un miembro clave en cualquier empresa, ya que es el primer punto de contacto para los visitantes, clientes y proveedores.
* deben recibir y atender a visitantes, clientes y proveedores de manera profesional y amable.
* ofrecer información general sobre la empresa y sus servicios.
* direccionar a los visitantes a los departamentos o personas correspondientes.
en cuanto a las comunicaciones, el recepcionista será responsable de:
* recibir y enviar correos electrónicos, cartas y otros documentos.
* atender llamadas telefónicas y dirigirlas a los destinatarios adecuados.
* tomar mensajes y asegurarse de que se entreguen a los destinatarios.
además, el recepcionista realizará tareas administrativas como:
* organizar y mantener actualizados los archivos físicos y digitales.
* realizar tareas de oficina, como fotocopiar, escanear documentos y enviar faxes.
* preparar y distribuir materiales para reuniones y eventos.
* coordinar citas y reuniones, y mantener actualizadas las agendas de los empleados.
el recepcionista también proporcionará apoyo administrativo en:
* ayudar en la preparación de documentos y informes.
* realizar tareas de data entry y actualizar bases de datos.
* apoiar en la gestión de suministros de oficina y otros recursos.
finalmente, el recepcionista realizará otras tareas según sea necesario, como mantener la recepción y áreas comunes limpias y organizadas, y proporcionar asistencia en eventos y actividades especiales.