Este rol proporciona un soporte administrativo y estratégico directo al director general. Requiere una combinación de habilidades organizativas, de comunicación y de resolución de problemas. El titular del puesto debe actuar con discreción, iniciativa y proactividad para garantizar la eficiencia operativa y la correcta ejecución de las directivas de la alta gerencia.
objetivo del puesto:
proporcionar apoyo administrativo y estratégico de alto nivel al director general, optimizando su tiempo y recursos para que pueda enfocarse en las responsabilidades clave de la organización.
responsabilidades
1. gestión de la agenda y programación:
manejo de calendarios, coordinación de reuniones internas y externas y organización de viajes de negocios, incluyendo vuelos, hospedaje y traslación.
2. preparación de documentos y presentaciones:
elaboración de reportes ejecutivos, minutas de reuniones, presentaciones de powerpoint y correspondencia oficial. Además de cualquier otra necesidad de apoyo en creación de presentaciones o archivos.
3. coordinación de proyectos especiales:
asistir en la planificación, seguimiento y ejecución de iniciativas o proyectos estratégicos que no están asignados a un departamento específico.
4. relación con
otras áreas:
servir de enlace entre el director general y otros directivos, empleados, clientes, proveedores y socios comerciales, asegurando una comunicación fluida y profesional.
5. soporte logístico:
organización de eventos corporativos,
workshops
y seminarios dirigidos por la dirección general o la empresa.
6. análisis y seguimiento de métricas:
7. monitoreo de avances comerciales:
llevar el control de archivos para analizar el progreso de ventas por ruta, gerencia y cliente. El objetivo es identificar
oportunidades de crecimiento
y garantizar el cumplimiento de metas.
8. seguimiento de ventas:
mantener un archivo actualizado con el avance de ventas por línea de cada asesor comercial para asegurar el cumplimiento de sus objetivos.
9. gestión de cartera de clientes:
dar seguimiento a la cartera de clientes directos, analizando información para detectar oportunidades que se puedan gestionar directamente con ellos.
10. gestión de bonificaciones y compromisos
11. cumplimiento de acuerdos:
llevar el seguimiento de los compromisos pactados con clientes. Tendrá la responsabilidad de solicitar las bonificaciones correspondientes por correo una vez que se logren los resultados acordados.
12. información a gerentes:
proporcionar información oportuna a los gerentes para que realicen una gestión eficaz con los clientes.
13. control de incentivos:
monitorear y dar seguimiento a todos los bonos, promociones y kpi's (indicadores clave de rendimiento) individuales para asegurar su correcta aplicación y cumplimiento.
14. gestión y envío de documentación:
será responsable de la gestión y envío de la documentación de la empresa cada vez que sea solicitada, asegurándose de que llegue a las direcciones indicadas de manera oportuna y segura.
descripción del candidato
para sobresalir en este rol, es crucial adoptar ciertas prácticas que aseguren la máxima eficiencia y profesionalismo, especialmente en un puesto con tantas responsabilidades.
o
organización y proactividad:
capaz de gestionar múltiples tareas, priorizar eficientemente y anticiparse a las necesidades del director general.
o
discreción y confidencialidad:
habilidad indispensable para manejar información sensible y confidencial de la empresa y la dirección sin comprometer la seguridad.
o
comunicación efectiva:
excelentes habilidades de comunicación oral y escrita, con capacidad para interactuar de forma profesional y clara con distintos niveles jerárquicos.
o
atención al detalle:
una mente analítica que detecte errores, garantice la precisión en reportes y documentos, y asegure la correcta ejecución de cada tarea.
o
pensamiento lógico y de procesos:
debe comprender el flujo de trabajo de la empresa para optimizar procesos y llevar un seguimiento estructurado de la información.
o
orientación a resultados:
enfocada en el cumplimiento de objetivos y métricas (ventas, bonos, kpi's) para apoyar directamente las metas de la dirección.
o
adaptabilidad y flexibilidad:
capaz de ajustarse rápidamente a cambios de agenda, prioridades y situaciones imprevistas con una actitud positiva.
o
dominio tecnológico:
habilidad avanzada en el uso de herramientas de
software
de productividad (ej. Office 365, google workspace) y capacidad para aprender rápidamente nuevas plataformas.
o
iniciativa:
toma la iniciativa para resolver problemas y mejorar procesos sin necesidad de supervisión constante.
perfil académico
nivel académico:
licenciatura (título universitario) deseable o en curso avanzado.
áreas de estudio:
se prefieren carreras en
administración de empresas
,
negocios
,
contabilidad
,
finanzas
,
comunicación
o campos afines que proporcionen un entendimiento integral del entorno empresarial.
formación complementaria:
es altamente valorado contar con cursos, diplomados o certificaciones en áreas como:
* gestión de proyectos.
* análisis de datos y
business intelligence
.
* manejo de
software
de planificación de recursos empresariales (erp) o gestión de la relación con el cliente (crm).
* habilidades de liderazgo y comunicación ejecutiva.
experiencia en el puesto
: 2 años comprobable.
sueldo mensual neto
: $14,000.00
* bonos adicionales
: vales de despensa, puntualidad y asistencia, antigüedad, maternidad y bono institucional.