Los roles de una asistente administrativa son variados y cruciales para el correcto funcionamiento de una oficina, ya que brindan apoyo administrativo y de gestión a los equipos y directivos de la empresa.
las tareas pueden variar según el tipo de empresa y el nivel de la posición, pero en general, se enfocan en la organización, la comunicación y el apoyo operativo.
funciones y responsabilidades principales- gestión de la información y la documentación:- manejar bases de datos y hojas de cálculo.
- archivar y organizar documentos tanto físicos como digitales.
- redactar y editar informes, presentaciones, correspondencia y otros documentos.
- coordinación de la agenda y eventos:- gestionar y coordinar el calendario del personal directivo, incluyendo citas, reuniones y eventos corporativos.
- organizar la logística de reuniones, como la preparación de salas y materiales.
- coordinar la organización de eventos institucionales y de equipo.
- comunicación interna y externa:- atender y gestionar llamadas telefónicas y correos electrónicos, sirviendo como punto de contacto principal.
- interactuar con clientes, proveedores y otros departamentos.
- gestionar la correspondencia entrante y saliente.
- control y gestión financiera:- llevar el control del presupuesto y los gastos de la oficina.
- apoyar en tareas de contabilidad básica, como el registro de pagos, la facturación y la liquidación de caja chica.
- tramitar cotizaciones y apoyar en los procesos de compra de bienes y servicios.
- apoyo a los equipos y la dirección:- servir de enlace entre la dirección y el resto de la oficina.
- apoyar en tareas de recursos humanos, como el control de asistencias y la gestión de expedientes.
- asistir en la resolución de problemas operativos cotidianos.habilidades clave para el rol- organización: mantener el orden y la estructura en el trabajo y los procesos de la oficina.
- comunicación: capacidad para comunicarse de forma clara, efectiva y profesional tanto de forma verbal como escrita.
- dominio tecnológico: competencia en el uso de software de oficina (microsoft office, google workspace, etc.), sistemas de gestión (crm, erp) y otras herramientas digitales.
- proactividad: anticiparse a las necesidades y resolver problemas de manera eficiente y autónoma.
- atención al detalle: prestar atención a los pequeños detalles para evitar errores en la documentación y los procesos.
- trabajo en equipo: colaborar de manera efectiva con los demás miembros del equipo y de otros departamentos.
- discreción: manejar información confidencial con profesionalismo.tipo de puesto: tiempo completobeneficios:- seguro de vida- uniformes gratuitoslugar de trabajo: empleo presencialsobresaliente presentación / disponibilidad de tiempo / disponibilidad de viajartipo de puesto: tiempo completo, por periodo de prueba duración del contrato: 3 mesessueldo: $6,* - $19,* al mesbeneficios:- seguro de vida- uniformes gratuitoslugar de trabajo: empleo presencial
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