El objetivo de esta función es garantizar el correcto funcionamiento y administración de la oficina, asegurando la organización y actualización constante de documentos importantes para la operación diaria.
entre las responsabilidades se encuentran el manejo y archivo de documentos físicos y digitales, incluyendo la creación y actualización de expedientes del personal. Asimismo, se requiere apoyo en la capacitación y mantenimiento de la flotilla vehicular que se utilice dentro de la compañía.
otra tarea importante es la coordinación de viajes para el director y colaboradores, lo cual implica asegurar los recursos necesarios para cada desplazamiento, como transporte, hospedaje y alimentación según sea necesario.
también es responsable de realizar compras para la empresa, asegurando la compra de materiales, insumos o equipos que se requieran para la operación diaria, siempre con un análisis costo-beneficio para maximizar los resultados.
además, lleva a cabo la gestión de proveedores, creando una cartera de proveedores que se ajuste a las necesidades de la empresa considerando factores como tiempos de entrega, costos y calidad del producto.
por último, se encarga del mantenimiento y actualización constante de inventarios de la compañía, lo que permite brindar un reporte mensual preciso sobre los movimientos y detectar cualquier anomalía o desviación a tiempo, realizando ajustes y planificando eficientemente la adquisición de mercancías.