Descripción del puesto
buscamos a un profesional con experiencia en gestión de instalaciones y coordinación de hse para ocupar un puesto clave dentro de nuestra organización.
como coordinador de facilities, serás responsable de supervisar las operaciones diarias de una oficina de servicios compartidos en torreón, méxico, garantizando la eficiencia administrativa y un entorno de trabajo seguro.
responsabilidades
* ser miembro activo del comité de participación del sitio, fomentando un fuerte sentido de comunidad entre los miembros del equipo del sitio.
* supervisar las operaciones diarias de la oficina y mantener un espacio de trabajo limpio, organizado y que cumpla con las normas.
* gestionar la adquisición de suministros y equipos de oficina.
* procesar las facturas de servicios públicos y garantizar el pago puntual de los impuestos locales.
* gestionar el envío y la recepción de correo y paquetes.
* realizar un seguimiento de los gastos de la oficina, gestionar los presupuestos y procesar las facturas.
* supervisar el servicio de recepción y seguridad del área de oficinas.
* revisar, verificar y aprobar todas las facturas en sap antes de su pago, garantizando la precisión y el cumplimiento adecuado.
gestión administrativa
* supervisar al personal de apoyo de la oficina y a los proveedores de servicios.
* coordinarse con los proveedores externos para garantizar la calidad del servicio y la rentabilidad.
comunicación y coordinación
* actuar como principal punto de contacto para las consultas relacionadas con la oficina.
* servir de enlace entre la sede de méxico y otras oficinas para garantizar la coordinación y la comunicación eficaz.
* coordinarse con los departamentos internos y las partes interesadas externas.
* organizar catering, conferencias y sesiones de formación.
políticas y procedimientos
* implementar y mantener los procedimientos y políticas de la oficina.
* garantizar el cumplimiento de todas las políticas y procedimientos de la empresa, así como de la normativa local.
coordinación de hse
* primer punto de contacto como coordinador de hse.
* actuar como presidente del comité de seguridad de la sede, facilitando reuniones mensuales para fomentar una sólida cultura de seguridad en la sede.
* promover y hacer cumplir las políticas de salud, seguridad y medio ambiente.
* realizar inspecciones de seguridad periódicas y coordinar simulacros de emergencia.
* mantener la documentación de hse y garantizar el cumplimiento de las leyes locales y las políticas de la empresa.
* actuar como punto de contacto para las auditorías de hse y la notificación de incidentes.
* apoyar las iniciativas de formación y sensibilización relacionadas con la seguridad en el lugar de trabajo.
* gestionar el sistema/observaciones de hse.
requisitos
* más de 3 años de experiencia relevante en gestión de instalaciones o un campo relacionado.
* licenciatura en administración, ingeniería industrial o similar.
* experiencia demostrable en gestión de oficinas y coordinación de hse.
* familiaridad con las normativas administrativas y de hse locales en méxico.
* sólidas habilidades organizativas, presupuestarias y multitarea.
* dominio de microsoft office y herramientas de gestión de oficinas.
* excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita en español e inglés.
habilidades y competencias clave
* capacidad para establecer y mantener relaciones de trabajo eficaces con las partes interesadas.
* excelentes habilidades de comunicación e interpersonales.
* excelentes habilidades de coordinación y organización.
* capacidad para realizar múltiples tareas y priorizarlas de manera eficaz.
* mentalidad centrada en el cliente.
* pensamiento estratégico y actitud proactiva.
* habilidades de liderazgo y mentoría.
* capacidad avanzada para resolver problemas y tomar decisiones.
* capacidad para trabajar de forma independiente y en equipo.
* capacidad para mantener la profesionalidad en situaciones difíciles.