Esta persona proporciona apoyo administrativo y organizativo al svp de operaciones y otros miembros del equipo de operaciones. Este rol es crucial para garantizar la eficiencia operativa y la gestión efectiva de las tareas diarias. El asistente de dirección maneja una variedad de responsabilidades, incluyendo la gestión de agendas, la coordinación de reuniones y la preparación de informes.
essential duties & responsibilities:
* gestión de agendas: coordinar y mantener el calendario del svp de operaciones, incluyendo la programación de reuniones, citas y eventos.
* preparación de documentos: redactar y editar informes, presentaciones y correspondencia.
* coordinación de reuniones: organizar y preparar reuniones, incluyendo la reserva de salas, la preparación de materiales y la gestión de asistentes. Toma y envío de minuta en sesión de formato/distrito.
* comunicación: actuar como punto de contacto entre del svp de operaciones y otros miembros del equipo, clientes y directores.
* gestión de proyectos: asistir en la planificación y ejecución de proyectos especiales.
* tareas administrativas: manejar llamadas telefónicas, correos electrónicos y otras tareas administrativas diarias.
* control de gastos, administración y liquidación de caja chica, propiedad de la operación.
* liquidación de gastos de viaje y reservaciones de hotel de svp de operaciones.
* administración y consolidación de documentación física.
* atención a proveedores en la recepción de documentación para enviar a otras áreas y vía telefónica según corresponda.
education & experience:
* escolaridad: título universitario en administración de empresas, comunicación, o campo relacionado.
* experiencia mínimo de 3 años de experiencia en un rol administrativo o de asistencia ejecutiva.
* experiencia previa en la gestión de agendas y coordinación de reuniones es altamente deseable.
* habilidades: excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita, capacidad para manejar múltiples tareas simultáneamente, y competencia en el uso de software de oficina como microsoft office.
* bilingüe – inglés/español indispensable.
* residir en monterrey o áreas aledañas.
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