Buscamos un profesional con alto nivel de confidencialidad, capacidad de gestión y una marcada orientación al servicio para ocupar la posición de secretario de rectoría. Será el principal soporte administrativo y operativo de la rectoría, encargado de la gestión estratégica de la agenda, la coordinación de actividades y la optimización del tiempo del rector. Se requiere una persona proactiva, con gran disponibilidad horaria y capacidad para anticiparse a las necesidades de la alta dirección.
principales responsabilidades:
* gestión de agenda: administrar y coordinar la agenda del director general, priorizando compromisos, programando reuniones internas y externas, y asegurando el cumplimiento de los horarios establecidos.
* proactividad: anticiparse a las necesidades del director general, preparando con antelación la documentación necesaria para reuniones, recordando fechas clave y proponiendo soluciones logísticas antes de que surjan los problemas.
* disponibilidad horaria: mantener plena disponibilidad para ajustar la agenda según las necesidades operativas de la rectoría, incluyendo la flexibilidad para extender la jornada laboral en caso de eventos institucionales, reuniones extraordinarias o situaciones imprevistas.
* comunicación y enlace: actuar como filtro y nexo de comunicación entre la rectoría y los demás directores, docentes, personal administrativo, así como con entidades externas (proveedores, autoridades educativas, invitados especiales).
* organización de eventos: coordinar la logística de eventos oficiales, consejos directivos, ceremonias y reuniones de alto nivel, supervisando aspectos como montaje de salas, tecnología y recepción de invitados.
* manejo de documentación: recibir, clasificar, gestionar y dar seguimiento a la correspondencia oficial, oficios, circulares y documentos confidenciales, asegurando su resguardo y oportuna distribución.