Descripción del puesto: asistente de dirección
resumen del puesto:
el asistente de dirección en una agencia de marketing digital es responsable de apoyar al director general y al equipo ejecutivo en la gestión de tareas administrativas, operativas y de comunicación. Este rol clave asegura que la dirección de la agencia funcione de manera eficiente, gestionando agendas, coordinando reuniones, y facilitando la comunicación tanto interna como externa. El asistente de dirección también participa en la preparación de informes, manejo de documentación confidencial, y brinda apoyo en la ejecución de proyectos especiales.
responsabilidades principales:
gestión de agenda y coordinación de reuniones:
* administrar la agenda del director general, organizando reuniones, eventos y compromisos clave.
* coordinar y preparar reuniones internas y externas, incluyendo la logística, el envío de invitaciones y la preparación de materiales.
* hacer seguimiento de las tareas y compromisos derivados de las reuniones, asegurando que se completen a tiempo.
gestión administrativa:
* manejar la correspondencia entrante y saliente, incluyendo correos electrónicos, llamadas telefónicas y correspondencia física.
* preparar informes, presentaciones y documentos de apoyo para reuniones ejecutivas y clientes.
* gestionar y organizar documentos importantes, asegurando la correcta clasificación y confidencialidad de la información.
apoyo en proyectos especiales:
* colaborar con el director general en proyectos específicos, brindando soporte administrativo y operativo.
* realizar investigaciones y recopilar información relevante para decisiones estratégicas o presentaciones ejecutivas.
* coordinar eventos internos y externos, como capacitaciones, lanzamientos de productos, o eventos corporativos.
comunicación interna y externa:
* facilitar la comunicación entre la dirección y otros departamentos de la agencia, asegurando que la información fluya de manera efectiva.
* actuar como enlace entre el director general y clientes importantes, asegurando una comunicación fluida y profesional.
* redactar y distribuir comunicaciones internas, como memorandos o anuncios de la dirección.
manejo de documentación y reportes:
* preparar y mantener informes financieros y operativos, trabajando de cerca con el departamento de contabilidad o finanzas.
* recopilar y analizar información para la preparación de informes periódicos de rendimiento o de proyectos.
* gestionar contratos, acuerdos y otros documentos legales relacionados con la agencia o los clientes.
tareas de apoyo general:
* organizar viajes y reservas para la dirección, incluyendo transporte, alojamiento y agendas de eventos.
* supervisar las necesidades de oficina de la dirección, gestionando suministros y equipo cuando sea necesario.
* asistir en la gestión de redes de contactos de la dirección, manteniendo actualizadas las listas de contactos clave.
requisitos del puesto:
* educación:
* licenciatura en administración de empresas, comunicación, secretariado ejecutivo o un campo relacionado.
* experiencia:
* mínimo 2-3 años de experiencia en un rol similar de asistencia ejecutiva, preferentemente en el entorno de una agencia o empresa de marketing.
* experiencia comprobada en la gestión de agendas y coordinación de reuniones a nivel ejecutivo.
* habilidades técnicas:
* dominio de microsoft office (word, excel, powerpoint) y herramientas de gestión de correo electrónico y calendarios.
* conocimientos básicos en marketing digital y familiaridad con el entorno de una agencia es un plus.
* habilidad para manejar información confidencial de manera discreta y profesional.
* habilidades blandas:
* excelentes habilidades de organización y capacidad para manejar múltiples tareas de manera simultánea.
* fuertes habilidades de comunicación verbal y escrita, con un enfoque en la precisión y claridad.
* capacidad para trabajar de manera proactiva, con un enfoque orientado a la solución de problemas.
beneficios:
* oportunidad de trabajar en un entorno dinámico y colaborativo dentro de una agencia en crecimiento.
* posibilidades de desarrollo profesional y participación en proyectos de alto impacto.
tipo de puesto: tiempo completo
beneficios:
* opción a contrato indefinido
lugar de trabajo: empleo presencial