*meeting planner
- presentador/ generador de propuestas*
objetivo: es responsable de diseñar y presentar propuestas completas para eventos, reuniones, conferencias, y otros tipos de encuentros.
debe coordinar todas las etapas del proceso de planificación del evento, desde la reunión inicial con el cliente hasta la presentación final de la propuesta, asegurando que todos los aspectos logísticos, creativos y financieros se gestionen de forma efectiva y atractiva para el cliente.
*responsabilidades*
- *planificación y diseño de propuestas de eventos*:
realizar el diseño completo de propuestas para eventos (corporativos, sociales, convenciones, congresos, etc.).
definir las características del evento, incluyendo la selección del lugar, catering, tecnología, decoración, personal y otros servicios.
crear soluciones personalizadas que se ajusten a los objetivos, presupuesto y visión del cliente.
- *preparación y presentación de propuestas*:
preparar propuestas detalladas y profesionales que resalten las mejores opciones disponibles para el cliente.
incluir en las propuestas un desglose claro de costos, cronogramas, detalles de servicios y cualquier otra información relevante.
realizar presentaciones en vivo o virtuales, destacando los elementos más atractivos y diferenciadores de la propuesta.
- *comunicación con el cliente*:
mantener una comunicación constante con el cliente para asegurar que todas las necesidades y expectativas sean entendidas.
consultar con el cliente para ajustar las propuestas según sus comentarios o cambios en sus necesidades.
actuar como el punto de contacto principal para todas las consultas del cliente antes y durante el proceso de cotización.
- *gestión de proveedores*:
seleccionar y negociar con proveedores de servicios relacionados con el evento (catering, audiovisuales, transporte, decoración, etc.).
solicitar y coordinar presupuestos de proveedores y colaborar con ellos para garantizar la entrega a tiempo y dentro de los estándares de calidad requeridos.
- *desarrollo de presupuestos*:
elaborar presupuestos completos y detallados basados en las necesidades del cliente y en las cotizaciones de proveedores.
asegurar que el presupuesto final sea adecuado, sostenible y realista dentro de las expectativas del cliente.
establecer márgenes de beneficio adecuados y negociar términos contractuales con proveedores y clientes.
- *seguimiento y cierre de propuestas*:
realizar el seguimiento con los clientes después de presentar las propuestas, resolviendo dudas y realizando ajustes necesarios.
concluir acuerdos y cerrar contratos, asegurando que todos los detalles estén claramente definidos y aceptados por ambas partes.
preparar informes de cierre de propuesta y de presupuesto para su implementación.
- *gestión de documentación*:
mantener un registro organizado de todas las propuestas enviadas, contratos firmados y acuerdos alcanzados.
actualizar la base de datos con información relevante para futuros eventos o propuestas.
- *requisitos y habilidades*
*formación académica*:
título universitario en *turismo, administración de empresas, marketing, comunicación, relaciones públicas* o áreas afines.
cursos adicionales en *gestión de eventos, marketing, ventas o negociación* (preferible).
- *experiência*:
*2-4 años de experiência* en planificación de eventos o en un rol similar, preferiblemente en la industria de la organización de eventos corporativos o sociales.
experiência en la *preparación de propuestas comerciales* y en la presentación de propuestas a clientes.
- *conocimientos técnicos*:
herramientas de presentación (powerpoint, google slides, etc.).
*dominio de la gestión de presupuestos* y el control de costos para eventos.
*habilidades interpersonales*:
*habilidades de comunicación verbal y escrita* de alto nível.
*capacidad de negociación* para asegurar términos favorables con clientes y proveedores.
empatía y capacidad para *comprender y adaptarse a las necesidades* del cliente.
*actitud proactiva* y capacidad para *resolver problemas* bajo presión.
*habilidades organizativas*:
gran capacidad de *gestión del tiempo* y *priorización* de tareas.
*atención al detalle* para garantizar la calidad de las propuestas y la ejecución del evento.
*trabajo en equipo* y colaboración con otros departamentos o áreas de la empresa.
- *idiomas*:
*inglés* fluido (deseable, especialmente para eventos internacionales).
otros idiomas adicionales son un plus.
- *competencias deseables*
*creatividad* para desarrollar propuestas únicas y originales que atraigan a los clientes.
conocimiento de la *industria local de eventos*, regulaciones, tendencias y proveedores clave.
experiência en la creación de *eventos personalizados* que requieran soluciones innovadoras.
*capacidad para trabajar bajo presión* y mantener una actitud profesional en situaciones difíciles.
*condiciones laborales*:
- *ubicación*: modalid