Misión del puesto
garantizar la planificación, coordinación y ejecución impecable de todos los grupos y eventos hospedados en el hotel, asegurando una experiencia de servicio de lujo que cumpla y supere los estándares de la marca.
el coordinador de grupos actúa como enlace principal entre los clientes, los equipos operativos y el área comercial, asegurando que todas las necesidades, acuerdos y servicios contratados se cumplan de manera eficiente, rentable y con excelencia, contribuyendo así a la máxima satisfacción del huésped y a la optimización de ingresos del hotel.
Áreas de especialización
* coordinación de grupos y eventos
* servicio al huésped de alto nivel
* comunicación interdepartamental
* operación hotelera
* gestión administrativa
* resolución de problemas
conocimientos técnicos
* manejo de sistemas hoteleros
* gestión de rooming lists y bloqueos
* procesos administrativos y contractuales
* logística operativa de grupos
* sistemas de comunicación interna
* conocimientos financieros y de revenue
* herramientas ofimáticas avanzadas
escolaridad
* licenciatura en administración o turismo
* pasante
paquetes informáticos
office
idiomas
inglés
experiencia
* 2 a 3 años de experiencia en alguno de estos roles:
o coordinación de grupos
o grupos y convenciones
o banquetes / catering
o sales & events / sales coordinator
o front desk o concierge con enfoque en grupos
principales funciones del puesto
1. Coordinación operativa de grupos
* gestionar rooming lists, bloqueos de habitaciones, actualizaciones y liberaciones.
* asegurar que todas las necesidades del grupo estén cargadas correctamente en el pms y sistemas internos.
* coordinar montajes, horarios, servicios adicionales y logística general.
* elaborar y distribuir órdenes de servicio (beos) y agendas operativas a los departamentos involucrados.
2. Enlace entre el cliente y los departamentos internos
* ser el punto de contacto principal del organizador antes, durante y después del evento.
* comunicar de forma clara las necesidades del cliente a: recepción, concierge, ama de llaves, alimentos y bebidas, banquetes, seguridad, ventas, revenue.
* verificar el cumplimiento de tiempos, montajes y servicios requeridos.
* realizar juntas previas (pre-cons) y juntas de cierre (post-cons) con las áreas correspondientes.
3. Atención al cliente y servicio vip
* brindar atención personalizada a organizadores, líderes de grupo, ejecutivos o invitados especiales.
* dar seguimiento a solicitudes especiales, agendas, preferencias y protocolos vip.
* anticipar necesidades y garantizar una experiencia de lujo en cada interacción.
4. Administración y control documental
* elaborar reportes diarios de grupos para todas las áreas.
* registrar cambios operativos, tiempos, cargos, consumos y folios del grupo.
* supervisar el estado de los contratos y cumplir con políticas de depósitos, garantías y fechas límite (cut-off).
* asegurar la correcta facturación al cierre del evento o estancia.
5. Control de calidad y estándares de lujo
* verificar que el servicio ofrecido cumpla con los estándares de la marca (forbes, aaa).
* supervisar la precisión de montajes, puntualidad y cumplimiento de acuerdos.
* realizar inspecciones antes de la llegada del grupo y durante su estancia.
* documentar incidencias y asegurar que se dé seguimiento adecuado.
6. Resolución de problemas
* gestionar y resolver incidentes de inmediato durante la operación.
* coordinar soluciones con los departamentos involucrados sin afectar la experiencia del huésped.
* mantener siempre comunicación profesional, discreta y orientada al servicio.
posición física del trabajo
1. Posición sentada (40–60%)
* trabajo administrativo en computadora.
* revisión de rooming lists, contratos, reportes y correos.
* elaboración de agendas, órdenes de servicio (beos), presentaciones y documentación.
* participación en juntas internas y llamadas con clientes.
2. Posición de pie (30–40%)
* supervisión de montajes en salones y áreas exteriores.
* atención durante llegadas y salidas de grupos.
* revisión de instalaciones y coordinación con otros departamentos.
* acompañamiento a clientes durante recorridos o verificaciones.
3. Posición en movimiento o caminata (20–30%)
traslados frecuentes dentro del hotel:
* lobby
* salones
* banquetes
* Áreas de a&b
* oficinas
* habitaciones
necesidades físicas del puesto
1. Movilidad y desplazamiento
capacidad para caminar frecuentemente entre diferentes áreas del hotel (recepción, banquetes, salones, habitaciones, oficinas).
habilidad para estar de pie por periodos prolongados, especialmente durante montajes, eventos o llegadas de grupos.
capacidad de subir y bajar escaleras de manera ocasional.
2. Esfuerzo físico ligero
manipular documentos, equipos de oficina y materiales de trabajo ligeros (agendas, radios, beos, carpetas).
mover ocasionalmente artículos pequeños relacionados con la operación (kits de bienvenida, señalización, amenities).
3. Capacidad visual y auditiva
buena visión cercana y media distancia para revisar contratos, rooming lists y sistemas de reservaciones.
habilidad auditiva adecuada para comunicación efectiva en radio, teléfono y reuniones operativas.
4. Coordinación manual
uso constante de computadora, teclado, mouse y dispositivos móviles.
capacidad para manejar radios de comunicación y escáneres de documentos.
5. Tolerancia a ambientes de alta actividad
trabajar en entornos dinámicos con ruido moderado (lobbies, salones de eventos, áreas operativas).
mantener concentración y precisión en ambientes con actividad constante.
6. Flexibilidad de horarios
(no es físico, pero sí operacional y crucial en este tipo de rol.)
disponibilidad para trabajar jornadas extendidas, fines de semana o cambios de turno cuando hay grupos grandes o eventos importantes.