1. Resumen ejecutivo
eje central: formalizar la posición como jefatura de almacenes y distribución, con autoridad transversal sobre control de inventarios, trazabilidad, conteos cíclicos, prevención de pérdidas, custodia documental y coordinación con compras, producción, comercial, finanzas y distribución.
• es una jefatura con mandato de control, gobierno del proceso y rendición de resultados.
• debe tener autoridad real para bloquear salidas irregulares, ordenar conteos extraordinarios, exigir evidencia documental y escalar anomalías críticas.
• la posición debe medirse por exactitud de inventario, reducción de diferencias, trazabilidad completa, disciplina de ajustes e investigación oportuna de incidencias.
2. Identificación del puesto
nombre del puestojefatura de almacenes y distribución.
reporta agerencia de contraloría.
relación funcionaladministración y finanzas; producción; compras; distribución; dirección general, inventarios.
personal a cargocoordinaciones, auxiliares, encargados de turno, analistas contables y personal operativo de almacén.
ubicación organizacionalnivel jefatura con responsabilidad transversal de control y ejecución
centro de trabajocedis / almacenes principales y satélites, según alcance definido por calufe®
modalidadpresencial, con alta exposición operativa, administrativa y contable.
naturaleza del puestopuesto crítico para protección patrimonial, exactitud de inventario y cumplimiento documental, administrativo y contable.
3. Propósito y misión del puesto
objetivo general. Dirigir integralmente la operación de almacenes e inventarios de las empresas, garantizando exactitud física y sistémica, trazabilidad total de productos y documentos sensibles, control documental, prevención de pérdidas, cumplimiento operativo y generación de información confiable para la toma de decisiones y contabilidad mensual.
misión operativa real. Que el inventario que exista en sistema exista en piso; que lo que ingrese, se mueva o salga esté plenamente respaldado; que todo producto sensible sea rastreable; y que cualquier desviación se detecte, se contenga y se explique antes de convertirse en un quebranto.
4. Alcance estratégico del puesto
• gobernar uno o varios almacenes, cedis o ubicaciones satélite con criterios homogéneos de control.
• custodiar inventarios de producto terminado, insumos, materiales de empaque, suministros y productos sensibles o regulados.
• dirigir políticas de recepción, acomodo, resguardo, surtido, despacho, transferencias, devoluciones, ajustes y conteos.
• asegurar trazabilidad por lote, caducidad, marbete, folio, documento regulatorio o cualquier otro elemento crítico aplicable.
• instalar disciplina operativa, segregación de funciones, evidencia documental y tableros de control para dirección.
5. Responsabilidades clave
5.1 gobierno del inventario
• diseñar, implementar y mantener políticas y estándares de control de inventarios para todas las ubicaciones bajo su cargo.
• definir tolerancias, niveles de escalamiento, criterios de ajuste y protocolos de investigación de diferencias.
• asegurar la exactitud del inventario físico contra sistema y dirigir cierres semanales, mensuales y extraordinarios.
5.2 control interno operativo
• blindar entradas, salidas, ajustes, traspasos y devoluciones mediante autorizaciones, evidencias y segregación de funciones.
• evitar que una sola persona concentre simultáneamente custodia, captura, conciliación y autorización del movimiento crítico.
• validar que ningún ajuste relevante se ejecute sin soporte documental y causa raíz preliminar.
5.3 trazabilidad y cumplimiento
• asegurar trazabilidad completa de lotes, caducidades, marbetes, folios, series o documentos de control aplicables.
• mantener expedientes y bitácoras auditables en físico y sistema.
• escalar de forma inmediata cualquier anomalía con potencial patrimonial, fiscal, sanitario, operativo o reputacional.
5.4 prevención de pérdidas
• analizar patrones de faltantes, sobrantes, ajustes atípicos, reincidencias por sku, turnos y áreas vulnerables.
• dirigir investigaciones de causa raíz y proponer medidas preventivas y correctivas.
• reducir mermas y fugas de inventario como objetivo financiero explícito del área.
5.5 dirección de personal y cultura de control
• liderar jefaturas, coordinaciones, encargados de turno, analista(s) y personal operativo de almacén.
• definir estándares de disciplina operativa, cierres, uso de formatos, manejo documental y cumplimiento diario.
• desarrollar banca interna y profesionalizar al equipo para que el control no dependa de una sola persona.
5.6 inteligencia operativa y reporteo ejecutivo
• emitir reportes ejecutivos semanales y mensuales con kpis, incidencias, riesgos, planes correctivos y compromisos.
• participar en presupuesto, diseño de procesos, expansión de capacidad y decisiones estructurales relacionadas con inventarios.
• coordinar mesas de revisión con operaciones y finanzas para evitar que el almacén opere como caja negra.
6. Indicadores clave de desempeño (kpis)
el puesto debe medirse por control, exactitud y capacidad de anticipar fugas, no solo por velocidad de surtido.
indicadordefinición / intenciónmeta inicialfrecuencia
exactitud inventario físico vs sistemamide confiabilidad del inventario y disciplina de registro.≥ 98.5%semanal / mensual
valor neto de diferenciasmonitorea fuga de valor por faltantes y sobrantes no justificados.tendencia decrecientesemanal
% de conteos cíclicos cumplidosverifica ejecución del calendario de control.100%semanal
% de movimientos sensibles con respaldo completoconfirma trazabilidad documental y de autorización.100%diario / semanal
tiempo de investigación de diferencias críticasvelocidad para contener y explicar anomalías.< 48 hrspor evento
% de ajustes con causa raíz validadaevita ajustes cosméticos para “cuadrar”.100%mensual
merma real vs estándarcontrola desviaciones por categoría o proceso.≤ estándarmensual
% de surtido correcto y a tiempoprotege servicio sin sacrificar exactitud.≥ 99%semanal
incidencias críticas abiertas vs cerradasmide capacidad de cierre disciplinado.cierre oportunosemanal
% de trazabilidad completa en productos sensiblesverifica capacidad de rastreo total.100%mensual