Supervisor admin centre
ubicación: (cuidad)
objetivo del puesto
supervisar los procesos, documentos y sistemas de las sucursales a cargo del admin centre con base en las políticas y procedimientos establecidos, con el objetivo de asegurar la eficiencia operativa y controles financieros.
responsabilidades clave
* monitorear que las transacciones monetarias realizadas por los agentes comisionistas (estrellas) y staff hayan sido registrados en el sistema acorde a las p&p y que cuenten con el respaldo correspondiente para cumplir con los requerimientos establecidos.
* ser un soporte para llevar a cabo la distribución de ventas que será asignada a los analistas administrativos con el fin de mantener una carga laboral balanceada y asegurar el cumplimiento de los procesos administrativos.
* supervisar que las ventas cuenten con el soporte establecido para la atención de requerimientos legales, fiscales y auditorías internas.
* monitorear que los expedientes y base de datos de los agentes comisionistas (estrellas) tanto activos como bajas se encuentren actualizados con el fin de que el área de impuestos lleve a cabo el timbrado de los recibos de pago a agentes comisionistas y el área legal cuente con expedientes completos y que cumplan con los requisitos establecidos.
* realizar el proceso de validación y registro de expedientes de clientes (versión digital y física) para asegurar se cuente con dicho soporte y resguardo para la atención de requerimientos legales, fiscales y auditorías internas.
* ser un soporte en el proceso de control referente al manejo de dinero diario y al manejo de chequeras asignadas en la sucursal (es), con el objetivo de resguardar el recurso financiero asignado a la sucursal (es) que componen el admin centre.
* llevar un control del inventario de la papelería de las sucursales con el objetivo de cuidar los recursos y cumplir el presupuesto asignado.
* auditar e investigar los balances de estrellas y staff con sobrantes o faltantes para llevar el seguimiento y control para facilitar la recuperación.
* proporcionar atención a los clientes con respecto a pagos, cancelaciones, aclaraciones, quejas, temas referentes al pago de seguro y su préstamo en general con el fin de canalizar y dar seguimiento a los mismos.
* en ausencia del gerente de oficina, dar atención a las autoridades con base en los lineamientos del área legal para el seguimiento a diligencias, multas, demandas con el objetivo de dar cumplimiento a los requerimientos.
* monitorear diariamente el cumplimiento e integridad de la documentación digital recibida para el cierre, validando la calidad y registro para poder escalar oportunamente cualquier anomalía asegurando un cierre puntual y eficiente de la cobranza semanal.
conocimientos, habilidades y experiencia requeridos para este rol
requisitos
* licenciatura (titulado) en administración, contabilidad o áreas afines.
conocimientos
* manejo de office (nivel intermedio)
* contabilidad
* manejo de efectivo y valores
* manejo y análisis de procesos
* coordinar y desarrollar al equipo de trabajo
habilidades profesionales y técnicas indispensables
* liderazgo
* servicio al cliente
* comunicación asertiva
* toma de decisiones
* capacidad de análisis
* habilidades organizativas y multitarea
* trabajo en equipo
* orientado al resultado
* proactividad
* trabajo bajo presión
* negociación
experiencia
* 3 años en puesto similar y en el caso de candidato interno haber estado 1 año como analista administrativo con el fin de conocer el funcionamiento de la sucursal
* manejo de personal y equipos de trabajo
* servicio al cliente