Objetivo del puesto: brindar apoyo integral al director general en la gestión de su agenda, atención de llamadas y visitas, y coordinar tareas y pendientes generales de la oficina. Ser el punto de contacto para diversos asuntos de la empresa, además de involucrarse en actividades de atención a clientes y servicio postventa, asegurando la eficiencia en todas las operaciones y procesos.
responsabilidades principales:
* atención del conmutador y recepción de visitas: atender las llamadas telefónicas entrantes de la empresa y redirigirlas a las áreas correspondientes.
* recibir y coordinar las visitas de clientes y colaboradores al director general, asegurando su adecuada atención y recepción. Filtrado de llamadas: filtrar y priorizar las llamadas que llegan a la oficina, gestionando las comunicaciones urgentes y redirigiendo las no prioritarias.
* coordinación y gestión de la agenda del director general: gestionar la agenda del director general, asegurando la correcta programación de reuniones y citas.
* filtrar y priorizar los compromisos en la agenda, según la relevancia y urgencia de cada uno.
* realizar seguimiento a los pendientes en la agenda del director general, asegurando que no se omita ningún detalle importante.
* redactar correspondencia y documentos, incluyendo cartas, informes, correos electrónicos y otros tipos de comunicaciones solicitados por el director general.
* elaborar y dar seguimiento a los documentos pendientes dentro de la oficina. Gestión de hacer seguimiento a las tareas asignadas y los pendientes de las distintas áreas dentro de la empresa.
* coordinar con los responsables de otras áreas para garantizar que los pendientes se cumplan a tiempo.
* supervisar el buen funcionamiento de las operaciones diarias de la oficina.
* gestionar los requerimientos de mantenimiento de la oficina y coordinar con proveedores para la solución de cualquier problema.
* involucrarse en la atención de clientes, ofreciendo soporte en la resolución de dudas y problemas.
* realizar seguimiento postventa para garantizar la satisfacción del cliente y detectar oportunidades de mejora.
* gestionar y dar seguimiento a los pendientes generales que surjan en la oficina.
* asegurarse de que todas las tareas asignadas se realicen con eficiencia y dentro de los plazos establecidos.
requisitos:
educación: licenciatura en administración, comunicación, o afines. (deseable)
experiencia: mínimo 4 años de experiencia en posiciones similares, preferentemente como asistente de dirección o en funciones administrativas.
conocimientos técnicos:
dominio de herramientas ofimáticas (microsoft office, google workspace).
conocimiento en gestión de agendas y manejo de comunicaciones corporativas.
habilidades:
* excelente presentación personal y habilidades de comunicación (oral y escrita).
* capacidad para manejar información confidencial con discreción.
* proactividad, organización y capacidad para manejar múltiples tareas simultáneamente. Actitud positiva y enfoque en soluciones.
* gran capacidad de trabajo bajo presión y alta atención al detalle.