Objetivo del Puesto:
Brindar apoyo integral al Director General en la gestión de su agenda, atención de llamadas y visitas, y coordinar tareas y pendientes generales de la oficina. Ser el punto de contacto para diversos asuntos de la empresa, además de involucrarse en actividades de atención a clientes y servicio postventa, asegurando la eficiencia en todas las operaciones y procesos.
Responsabilidades Principales:
Atención del Conmutador y Recepción de Visitas: Atender las llamadas telefónicas entrantes de la empresa y redirigirlas a las áreas correspondientes.
Recibir y coordinar las visitas de clientes y colaboradores al Director General, asegurando su adecuada atención y recepción. Filtrado de Llamadas: Filtrar y priorizar las llamadas que llegan a la oficina, gestionando las comunicaciones urgentes y redirigiendo las no prioritarias.
Coordinación y Gestión de la Agenda del Director General: Gestionar la agenda del Director General, asegurando la correcta programación de reuniones y citas.
Filtrar y priorizar los compromisos en la agenda, según la relevancia y urgencia de cada uno.
Realizar seguimiento a los pendientes en la agenda del Director General, asegurando que no se omita ningún detalle importante.
Redactar correspondencia y documentos, incluyendo cartas, informes, correos electrónicos y otros tipos de comunicaciones solicitados por el Director General.
Elaborar y dar seguimiento a los documentos pendientes dentro de la oficina. Gestión de Hacer seguimiento a las tareas asignadas y los pendientes de las distintas áreas dentro de la empresa.
Coordinar con los responsables de otras áreas para garantizar que los pendientes se cumplan a tiempo.
Supervisar el buen funcionamiento de las operaciones diarias de la oficina.
Gestionar los requerimientos de mantenimiento de la oficina y coordinar con proveedores para la solución de cualquier problema.
Involucrarse en la atención de clientes, ofreciendo soporte en la resolución de dudas y problemas.
Realizar seguimiento postventa para garantizar la satisfacción del cliente y detectar oportunidades de mejora.
Gestionar y dar seguimiento a los pendientes generales que surjan en la oficina.
Asegurarse de que todas las tareas asignadas se realicen con eficiencia y dentro de los plazos establecidos.
Requisitos:
Educación:
Licenciatura en Administración, Comunicación, o afines. (deseable)
Experiencia:
Mínimo 4 años de experiencia en posiciones similares, preferentemente como Asistente de Dirección o en funciones administrativas.
Conocimientos Técnicos:
Dominio de herramientas ofimáticas (Microsoft Office, Google Workspace).
Conocimiento en gestión de agendas y manejo de comunicaciones corporativas.
Habilidades:
Excelente presentación personal y habilidades de comunicación (oral y escrita).
Capacidad para manejar información confidencial con discreción.
Proactividad, organización y capacidad para manejar múltiples tareas simultáneamente. Actitud positiva y enfoque en soluciones.
Gran capacidad de trabajo bajo presión y alta atención al detalle.