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El auxiliar administrativo es responsable de realizar tareas de apoyo administrativo, contribuyendo a la eficiencia y organización de la oficina. Trabaja en estrecha colaboración con diferentes departamentos o personal, dependiendo de la estructura de la empresa, y es un punto clave para la comunicación interna y externa.
Funciones y Responsabilidades Principales
Las responsabilidades de un auxiliar administrativo pueden variar según la empresa, pero generalmente incluyen:
- Gestión de Documentación:Organizar, archivar y mantener actualizados documentos físicos y digitales (expedientes, facturas, contratos, etc.).
- Digitalizar documentos y asegurar su correcto almacenamiento.
- Controlar la entrada y salida de correspondencia y paquetería.
- Soporte de Oficina:Contestar y dirigir llamadas telefónicas, tomar mensajes.
- Atender a visitantes y clientes de manera cordial y profesional.
- Gestionar y coordinar la agenda, citas y reuniones.
- Preparar salas de reunión y asegurar su disponibilidad.
- Tareas Administrativas Generales:Redactar, revisar y formatear documentos, informes, presentaciones y correos electrónicos.
- Realizar seguimiento a trámites y gestiones diversas.
- Gestionar y solicitar suministros de oficina, manteniendo inventarios.
- Apoyar en la logística de eventos internos o externos.
- Realizar tareas básicas de contabilidad (registro de gastos menores, conciliación, etc.), si es requerido.
- Comunicación:Actuar como enlace entre diferentes departamentos.
- Asistir en la preparación de comunicaciones internas y externas.
- Mantener la confidencialidad de la información manejada.
Perfil del Candidato Ideal
Para desempeñarse exitosamente como auxiliar administrativo, se buscan las siguientes características y habilidades:
- Formación Académica:Carrera técnica o licenciatura trunca/concluida en áreas administrativas, secretariales, contabilidad o afines.
- Se valoran cursos o diplomados en administración de oficinas, software de productividad, etc.
- Experiencia Laboral:Mínimo de 1 a 3 años de experiencia en puestos similares de apoyo administrativo.
- Habilidades Técnicas:Dominio avanzado de paquetería Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Manejo de equipos de oficina (fotocopiadora, escáner, conmutador).
- Conocimiento de sistemas de gestión documental o ERP (deseable).
- Buena ortografía y redacción.
- Competencias Personales:Organización y Planificación: Capacidad para priorizar tareas y gestionar el tiempo eficazmente.
- Atención al Detalle: Precisión en la ejecución de tareas y revisión de documentos.
- Proactividad e Iniciativa: Habilidad para anticipar necesidades y resolver problemas.
- Comunicación Efectiva: Claridad verbal y escrita, habilidades interpersonales.
- Discreción y Confidencialidad: Manejo adecuado de información sensible.
- Trabajo en Equipo: Colaboración y apoyo a los compañeros.
- Adaptabilidad: Flexibilidad para ajustarse a cambios y nuevas tareas.
- Orientación al Servicio: Actitud amable y dispuesta a ayudar.