Auxiliar adminsitrativo de la dirección del departamento de antropología
objetivo
atender a los estudiantes y personas que acudan a la dirección, así como apoyar en las actividades propias de las áreas de dirección y en proyectos específicos.
funciones
* brindar atención a estudiantes, padres de familia y público general, canalizando sus solicitudes conforme a los procedimientos establecidos.
* atender llamadas telefónicas y correos electrónicos dirigidos a la dirección, dando seguimiento oportuno a los asuntos correspondientes.
* apoyar en la captura y seguimiento de la programación de cursos, conforme a los lineamientos establecidos por la vac.
* revisar y completar los expedientes de candidatos a profesor(a) adscrito(a), asegurando que la documentación esté ordenada y vigente.
* recopilar y entregar la información requerida por los organismos acreditadores, siguiendo las instrucciones de la dirección académica.
* realizar reportes semanales, semestrales, para acreditaciones y para la sep, conforme a los formatos y calendarios institucionales.
* realizar trámites administrativos diversos y dar seguimiento al presupuesto asignado, conforme a los procedimientos internos.
* completar requisiciones de insumos, servicios o mantenimiento, asegurando su correcta gestión y seguimiento.
* ejecutar las gestiones necesarias para la organización de eventos académicos (coloquios, conferencias, exámenes, seminarios), desde la logística hasta el seguimiento post-evento.
* comprobar la recepción, registro y archivo de documentos oficiales, tanto físicos como digitales, asegurando su resguardo, disponibilidad y confidencialidad.
* supervisar el uso adecuado de los recursos asignados al departamento, como materiales de oficina, equipos y espacios, notificando cualquier incidencia.
responsabilidades
* dar seguimiento y canalizar las solicitudes de estudiantes, padres de familia y público general, conforme a los procedimientos establecidos por la institución.
* mantener una comunicación efectiva con la comunidad académica y administrativa, atendiendo oportunamente llamadas telefónicas y correos electrónicos de la dirección.
* apoyar la gestión académica mediante la captura, verificación y actualización de la programación de cursos, expedientes docentes y reportes institucionales.
* cumplir con la entrega oportuna de información y reportes requeridos por organismos acreditadores y autoridades educativas (sep), conforme a los formatos y calendarios establecidos.
* ejecutar trámites administrativos y dar seguimiento al presupuesto asignado, asegurando el uso eficiente de los recursos del departamento.
* coordinar la logística operativa para eventos académicos y actividades de la dirección, desde su planeación hasta el seguimiento posterior.
* asegurar el resguardo y disponibilidad de documentos oficiales y archivos del departamento, tanto físicos como digitales.
* supervisar y reportar el estado de los recursos materiales, equipos y espacios asignados, notificando cualquier incidencia.
* colaborar con otras áreas de la institución para garantizar el cumplimiento de procesos y la atención de requerimientos transversales.