Una Secretaria Ejecutiva es un puesto clave de soporte administrativo y organizativo que asiste directamente a la alta dirección de una empresa (como CEO, directores o gerentes). Su rol es fundamental para garantizar que las operaciones diarias de la oficina fluyan sin problemas y para liberar el tiempo de los ejecutivos para que puedan centrarse en tareas de liderazgo y toma de decisiones. Este puesto requiere una alta dosis de profesionalismo, discreción, organización y proactividad.
Funciones y Responsabilidades:
Gestión de la Agenda y Coordinación
- Manejo del calendario: Administrar el complejo calendario del ejecutivo, programando reuniones, citas y viajes de negocios.
- Organización de eventos: Planificar y coordinar reuniones internas, eventos de la empresa y conferencias, incluyendo la reserva de salas, la preparación de materiales y la coordinación con los asistentes. Apoyo Administrativo y Comunicación
- Filtrar comunicaciones: Actuar como el principal punto de contacto, gestionando y filtrando llamadas, correos electrónicos y correspondencia para el ejecutivo.
- Preparación de documentos: Elaborar y editar presentaciones, informes, cartas y otros documentos confidenciales con precisión y profesionalismo.
- Toma de notas: Asistir en reuniones y tomar notas o actas detalladas para su posterior distribución.
- Gestión de archivos: Mantener un sistema de archivo físico y digital organizado y eficiente.
Soporte Personal y Tareas
- Relación con clientes: Servir de enlace con clientes importantes, proveedores y otros ejecutivos, manteniendo un alto nivel de discreción y profesionalismo.
- Gestión de gastos: Preparar y tramitar informes de gastos y facturas.
- Tareas diversas: Realizar tareas personales y profesionales adicionales que se le asignen, manteniendo siempre la confidencialidad.
Habilidades y Cualificaciones Requeridas
- Habilidades de comunicación: Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita, con la capacidad de redactar de manera clara y profesional.
- Discreción y confidencialidad: Capacidad absoluta para manejar información sensible y confidencial con el máximo profesionalismo.
- Organización y multitarea: Habilidad excepcional para gestionar múltiples proyectos y tareas simultáneamente, priorizar y cumplir con los plazos.
- Proactividad: Actitud orientada a la resolución de problemas y a la anticipación de las necesidades del ejecutivo.
- Dominio de herramientas de oficina: Competencia avanzada en Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) y otras herramientas de colaboración digital.
- Escolaridad: Bachillerato general.
- Edad: Indispensable ser mayor de 1 8 años
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