*perfil de puesto - venta a mostrador y apoyo administrativo*
con el fin de fortalecer la claridad de funciones, responsabilidades y expectativas del personal de las sucursales de ita (integración total en automatización), se presenta el siguiente perfil de puesto.
este documento tiene como objetivo servir como guía para el correcto desempeño, colaboración y cumplimiento de las tareas administrativas y comerciales en mostrador.
*propósito del puesto*
brindar atención oportuna, precisa y profesional a los clientes que acuden o se comunican a las sucursales de ita, gestionando los procesos de venta a mostrador, facturación, pedidos y control administrativo de las operaciones diarias.
asegurar la correcta coordinación con el área contable (paloma) para mantener actualizados los inventarios, facturas, pedidos y entregas, garantizando la trazabilidad y orden administrativo de las sucursales.
*responsabilidades principales*
- atención y gestión de ventas
- atender personalmente o por medios digitales a los clientes que visitan o contactan las sucursales (piq, pibq, universidad y slp).
- elaborar cotizaciones y notas de venta conforme a políticas y precios definidos por la dirección comercial.
- confirmar existencias, tiempos de entrega y condiciones de venta antes de generar documentos.
- gestionar pedidos y coordinar con el almacén y la contadora paloma para garantizar disponibilidad y registro correcto de inventario.
- dar seguimiento a pedidos en curso hasta su entrega o facturación.
- seguimiento post entrega, ingreso de factura a pago (portales o correo)
- envío de complementos de pago (a personal que aplique y tenga los permisos)
- hay que asegurar que toda venta esté debidamente respaldada con documentación y registro en el sistema.
- facturación y control administrativo
- generar facturas de todas las ventas realizadas en las sucursales asignadas.
- registrar y archivar correctamente la documentación de ventas y facturación.
- coordinar con contabilidad cualquier aclaración o ajuste requerido en inventario o pedidos.
- monitorear y reportar el flujo de documentos de venta (pedidos, remisiones, facturas, notas de crédito).
- inventario y coordinación con contabilidad
- colaborar estrechamente con la contadora paloma para la revisión y control de inventarios.
- reportar movimientos de entrada y salida de materiales, devoluciones o traspasos entre sucursales.
- apoyar en la validación de existencias y actualización de registros en sistema.
- mantener orden físico y administrativo del material en mostrador.
- apoyo administrativo y comunicación interna
- apoyar a la dirección comercial y gerencia de ventas en el envío de información, reportes o documentos requeridos.
- canalizar correctamente las solicitudes o requerimientos de clientes hacia el área correspondiente (ventas, soporte, facturación o almacén).
- asegurar una comunicación clara y colaborativa entre sucursales para el cumplimiento de las operaciones diarias.
*alcances del puesto*
- responsable directo de la facturación y registro administrativo de las ventas realizadas.
- responsable de la atención correcta y profesional a clientes en mostrador.
- interlocutor principal entre las sucursales y el área contable para movimientos de inventario y pedidos.
- puede proponer mejoras en procesos administrativos y de control de venta.
*limitaciones del puesto*
- no autoriza descuentos, cambios de precios o condiciones comerciales fuera de las establecidas; estas deben ser validadas por la gerencia de ventas o dirección comercial.
- no puede comprometer materiales o inventario sin confirmación previa de disponibilidad.
- no realiza negociaciones directas con clientes sobre proyectos o precios especiales (estas son responsabilidad del área comercial de campo).
- no modifica registros contables o de inventario sin validación de contabilidad.
*indicadores de desempeño (kpis)*
- exactitud en la facturación y registro administrativo.
- cumplimiento en tiempos de atención y entrega de pedidos.
- nível de orden y actualización de inventario.
- comunicación efectiva con clientes y áreas internas.
- cumplimiento de políticas comerciales y administrativas.
*funciones generales*
- apertura y cierre de sucursal
- seguimiento y solicitud de insumos de la sucursal
- caja chica (control y corte de caja chica)
*perfil del colaborador*
formación: técnico administrativo, contable o carrera afín (deseables conocimientos en automatización o ventas industriales).
experiência: 1 año mínimo en ventas de mostrador, atención a clientes o administración comercial.
competencias:
- organización y atención al detalle.
- comunicación clara y servicio al cliente.
- trabajo en equipo y responsabilidad.
- conocimiento básico de procesos de facturación e inventario.
- compromiso y ética profesional.
tipo de puesto: tiempo completo, por tiempo indeterminado
sueldo: $11,* al mes
beneficios:
- opción a contrato indefinido
- teléfono de la empresa
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