**Description**:
Rutinas administrativas, gestión de proveedores, mantenimiento, limpieza, jardenería y control de acceso. Garantizar el funcionamiento diario de la oficina, asegurar la perfecta conservación de los ambientes. Monitorear, organizar, controlar y analizar las actividades realizadas por terceros en la oficina.
**Activities**
**Site Contract Administration**
- Punto focal con la administración del condominio.
- Seguimiento y administración del contrato de arrendamiento.
- Control de impuestos prediales, tasas de condominio, utilities y tramitar y actualizar licencia municipal de operación y otras licencias se necesario.
- Administración de los contratos de servicios para la oficina.
- Control / administración de documentos legales para el funcionamiento de la oficina.
- Control de ocupación del site.
- Elaboración de planillas, gráficos y presentaciones.
**Security**
- Gestión CCTV - Carnetización, Ingresos, Cámaras de Seguridad.
- Entrega / Control de badge, tag de ingreso, administración de ingresos y bajas.
**Safety**
- Manejo de planos de evacuación y ubicación de elementos de emergencia: promotor de la aplicación del plan de emergencia de evacuación y manejo de desastres en colaboración y coordinación con el centro de control del edificio.
- Conformación y participación dentro de la brigada de emergencias.
**Maintenance**
- Seguimiento, ejecución y control del cronograma de mantenimiento del site, asegurarse de que el plan de mantenimiento se lleve a cabo y esté actualizado. Gestión del proveedor, incluso el plan anual de fumigación en oficinas.
- Administración de sistema de alarmas y equipos contra incendios.
**Gardening**
- Reposición de los arranjos florales de las oficinas: concertar la compra y contratar a una empresa especializada para realizar la sustitución cuando sea necesario.
**Cleaning**
- Seguimiento, ejecución y control del cronograma de limpieza del site, asegurarse de que el plan de trabajo se lleve a cabo y esté actualizado. Gestión del proveedor.
- Control y adquisición (se necesario) de suministros de limpieza.
- Supervisión del aseo, gestión de desviaciones y busca por mejorias.
**Document & Asset Management**
- Responsable por el manejo de activos fijos del site (contaje, levantamientos y sistema de booking).
- Responsable por la gestión de bodegas y parqueaderos en el edificio.
- Administración de archivo muerto (proveedor iron mountain, al popular) - Ex: solicitud de recolecciones, accesos al sistema, busqueda de documentos y así como evaluación periódica de activos.
**General Administration**
- Ser el punto focal con la administracion del site y con la area de FSRE y condominio.
- Atender visitas de Gobierno (SAT, Secretaria del Trabajo, Bomberos, Ayuntamiento, etc. y tener la documentación regulatoria actualizada para presentarla cuando se requiera).
- Administración y gestión de pagos de los provedores de la area de FSRE (controlar los costos y gastos previstos en el contrato, incluir facturas en el sistema y enviarlas para pago).
- Implementación de estándares - infraestructura y participación en comites internos o externo se necesario.
- Identificar posibles proyectos de mejora en los procesos de gestión, actividades, infraestructura y seguridad del sitio y trabajar junto con la coordenación para la implementación.
- Realizar diligencias externas, entregas de servicios bancarios cuando sea necesario.
**Qualifications**:
- Coordinará las activades del site con supervisión remota - proactivo, flexible, responsable, dinámico, organizado, comunicativo pero discreto, autónomo, práctico. Buena comunicación.
- Graduación preferencialmente en administración, hotelería, engeñaría o arquitectura.
- Conocimientos informáticos esencial: Excel, Power Point, Word. Deseable: Power BI y SharePoint.
- Ingles intermediario (mínimo).
- Experiência en gestión de contratos y actividades de instalaciones, administración general, control de pagos, atención a clientes/personas.