Curex pharmaceutical solicita una secretaria ejecutiva de alto nivel para presidencia.
responsibilities - organización y planificación diaria de la orden del día del director.
- organización y administración de las comunicaciones de la dirección y coordinación de las actividades
- organización de la información que se utiliza en diferentes reuniones, como carpetas, material audiovisual o presentaciones digitales.
- elaboración de informes y cualquier otro documento pertinente, como presentaciones o propuestas.
- redacción de correspondencia y documentos complejos siguiendo las indicaciones de su superior, que pueden ser detalladas o no, y los prepara para su firma.
- procesamiento de documentación de gestión empresarial, confidencial o no, y la archiva de manera organizada según el propio criterio para facilitar su acceso posterior.
- organización y gestión de viajes de trabajo de la dirección (vuelos, trenes, hoteles, restaurantes, etc.).
- asistencia a reuniones cuando sea necesario y redacción de los informes o actas sobre los temas tratados.
- control, protección y almacenamiento de la documentación confidencial.
- organización de los expedientes y documentos.
- manejo avanzado de sistemas tecnológicos y manuales de información.
- asistencia a los eventos para apoyar en atención.
- atención a clientes visitantes bajo niveles de calidad y ética institucional, mientras esperan reunirse con el director.
- actividades de relaciones públicas en la empresa.
- organización de eventos o celebraciones de la empresa.
- capacitación individual y colectiva del personal nuevo de oficina.
- supervisión del progreso y la ejecución de las tareas del nuevo personal de oficina.
- vocero a nivel corporativo.
- selección y archivo de documentos y comunicaciones.
- detección de problemas y necesidades y la posible solución de los mismos.
- anticipación de soluciones para evitar los problemas con base en la información disponible.
- toma de notas de información relevante para hacer recordatorios.
- atención a llamadas telefónicas, programación de citas y recepción.
- asignación de tareas a los empleados de oficina, elaboración de cronogramas semanales o mensuales, y alineación con el flujo laboral diario.
- registro de los gastos departamentales y desarrollo de oportunidades para mejorar.
- saludar a los visitantes y dirigirlos a las personas correspondientes
- responder a las consultas en persona, por teléfono o correo electrónico.
- desarrollar e implementar procedimientos de oficina.
- mantener sistemas generales de registro de la empresa para resguardar la precisión de los archivos.
- visualizar documentos, reservar salas de reuniones, organizar conferencias telefónicas y tomar mensajes.
- realizar tareas administrativas, incluyendo archivar y fotocopiar.
control y manejo de la caja chica de la dirección general.
qualifications conocimientos
- nivel académico a
- licenciatura en carrera adminsitrativa
- minimo 5 años de experiencia
- dominio en gestión del tiempo
- dominio el inglés al más alto nivel
- manejo avanzado de paquetería office y otros relacionados.
- experiencia en el mantenimiento y priorización del calendario del presidente.
- capaz de trabajar bajo presión
- capaz de trabajar independientemente.
- comportamiento amistoso y profesional.
- habilidades excepcionales de comunicación escrita y verbal.
- puntualidad impecable.