El gerente administrativo será responsable de dirigir, coordinar y optimizar las funciones administrativas, de recursos humanos, financieras-operativas y de tesorería del despacho y sus negocios relacionados, asegurando un control sólido de los recursos, procesos eficientes y una información financiera clara para los socios.
este puesto es estratégico, con impacto directo en la eficiencia operativa, la productividad, la toma de decisiones de los socios y el crecimiento sostenible del despacho.
el puesto contará con el apoyo directo de una asistente administrativa altamente capacitada, quien brindará soporte operativo y administrativo para el adecuado cumplimiento de las funciones y responsabilidades mencionadas.
responsabilidades y funciones principales
1. Administración general (g&a)
* dirigir y supervisar la operación administrativa diaria del despacho y sus negocios relacionados.
* diseñar, documentar e implementar políticas, procedimientos y controles internos.
* coordinar proveedores, contratos de servicios, arrendamientos, seguros y activos del despacho.
* supervisar la correcta administración de oficinas, infraestructura, tecnología y servicios generales.
* identificar oportunidades de mejora continua, automatización y eficiencia operativa.
* coordinar la correcta gestión documental administrativa y financiera.
* administración de activos y de rentas.
* dirigir el área y personal administrativo del despacho incluyendo limpieza y mantenimiento y mensajería/chofer.
* asistir y brindar servicios de contraloría a socio director del despacho y sus negocios familiares.
2. Recursos humanos
* coordinar procesos de reclutamiento, selección, contratación e inducción.
* administrar expedientes laborales y cumplimiento administrativo-laboral (en coordinación con asesores externos).
* implementar y dar seguimiento a políticas internas (sops), manuales y reglamentos.
* gestionar evaluaciones de desempeño, objetivos y seguimiento a resultados.
* coordinar incidencias de nómina, vacaciones, permisos y control de asistencia.
* fomentar una cultura organizacional orientada a resultados, profesionalismo y mejora continua.
3. Informes financieros a socios (no contables ni fiscales)
* trabajando a la mano con nuestros consultores y personal de sistemas y servicios fiscales y contables (contador externo), preparar y presentar reportes financieros gerenciales para los socios incluyendo:
o flujo de efectivo
o presupuestos vs. real
o proyecciones financieras
o análisis de ingresos y gastos
o utilidades y pérdidas (p&l)
o diversos kpis orientados a medir la productividad del equipo
* coordinar el flujo de información con el contador externo (sin asumir funciones contables o fiscales).
* proveer información clara, oportuna y confiable para la toma de decisiones estratégicas.
4. Cuentas por cobrar, por pagar de mandato (trust accounts)
* supervisar y controlar cuentas por cobrar, incluyendo facturación (cfdis), seguimiento y cobranza.
* administrar cuentas por pagar, programación de pagos y control de obligaciones (incluyendo gastos propios del despacho como gastos).
* gestionar y supervisar cuentas de mandato/trust accounts, asegurando:
o separación correcta de fondos
o registros claros y trazabilidad
o cumplimiento de lineamientos internos y contractuales
* implementar controles internos para mitigar riesgos operativos y financieros.
5. Tesorería y manejo de cuentas bancarias
* administrar la tesorería del despacho y ciertas cuentas de clientes bajo servicios administrativos.
* manejar cuentas bancarias nacionales e internacionales.
* programar y ejecutar transferencias, pagos, movimientos bancarios y cambio de divisas.
* controlar flujos de efectivo y necesidades de liquidez.
* coordinar relaciones con instituciones financieras.
* asegurar controles adecuados en el manejo de fondos de terceros.
6. Tecnología y optimización de procesos
* adoptar, aprender y promover el uso de herramientas tecnológicas para gestión administrativa y financiera.
* participar en el desarrollo y la implementación de sistemas de gestión, kpis, automatización y reporting.
* proponer mejoras tecnológicas que incrementen productividad, control y visibilidad de información.
perfil del candidato
* licenciatura con cédula profesional en administración de empresas, finanzas o contabilidad.
* mínimo 5 años de experiencia en puestos similares (gerente administrativo, administración financiera, operaciones).
* experiencia comprobable en:
o administración general
o recursos humanos
o tesorería y manejo de cuentas bancarias
o cuentas por cobrar y pagar
o reportes financieros gerenciales
o optimización de procesos
* experiencia trabajando con despachos profesionales, firmas de servicios o entornos similares (deseable).
competencias y habilidades clave
* liderazgo natural y capacidad de coordinación de equipos.
* fuerte orientación a resultados y cumplimiento de objetivos.
* alta capacidad de organización, seguimiento y control.
* pensamiento analítico y criterio financiero.
* adaptabilidad al cambio y mentalidad innovadora.
* facilidad para aprender y utilizar herramientas tecnológicas.
* alto sentido de responsabilidad, ética y confidencialidad.
* excelentes habilidades de comunicación y trato profesional.
ofrecemos
* integración a un despacho boutique con proyección internacional.
* rol estratégico con visibilidad directa ante los socios.
* autonomía y oportunidad de impactar procesos clave del despacho.
* ambiente profesional, colaborativo y orientado a la excelencia.
* compensación competitiva acorde a experiencia.
* estructura de apoyo definida, incluyendo el respaldo de una asistente administrativa altamente capacitada para apoyar en la ejecución y seguimiento de las funciones operativas.
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