*quienes somos*
hdm diseña, instala y da mantenimiento a sistemas de *filtración, bombeo y calentadores* para cadenas comerciales, con soluciones de alta eficiencia y enfoque sustentable (clientes: alsea, cinemex, kfc, costco, coca-cola, entre otros
*objetivo del puesto*
asegurar el *control administrativo y documental* del área de mantenimiento, garantizando *seguimiento puntual* a correos, cotizaciones, órdenes de compra, pedidos, calendarios de servicios y pólizas de mantenimiento, para reducir retrabajos, atrasos y pendientes con clientes y proveedores.
*responsabilidades principales (funciones)*
a. Gestión de correos y comunicación operativa
- revisar bandeja de correo del área (entrada, solicitudes y tickets).
- redactar y contestar correos de seguimiento con lenguaje profesional.
- dar trazabilidad: acuses, confirmaciones de agenda, actualización de estatus.
- escalar a responsable técnico cuando aplique (ingeniería, supervisor, técnico).
b. Cotizaciones y soporte comercial-operativo
- elaborar *cotizaciones* a partir de formatos/precios autorizados (materiales, mano de obra, refacciones).
- solicitar información faltante al equipo técnico (fotos, medidas, piezas, diagnóstico).
- integrar evidencias y anexos requeridos por el cliente.
- mantener control de versiones y bitácora de envíos y aprobaciones.
c. Programación y calendarios de servicios
- generar y mantener *calendario de mantenimiento* (mensual/semanal/diario).
- programar visitas y rutas, considerando prioridad, cobertura, recursos y tiempos.
- confirmar agenda con tienda/sitio (coordinadores) y con técnicos.
- emitir recordatorios y validar acceso, horarios y requisitos de seguridad.
d. Permisos, accesos y documentación de ingreso
- gestionar solicitudes de *permisos de trabajo*, accesos, listas de personal, credenciales, seguros, etc.
- preparar documentación para ingreso a sitio: orden de servicio, alcance, epp, formatos del cliente, etc.
- controlar vigencias y cumplimiento documental (interno/cliente).
e. Pedidos, compras y coordinación con almacén
- solicitar y dar seguimiento a *pedidos de refacciones/materiales*.
- integrar requisiciones y soportes (cotización, autorización, necesidad).
- coordinar entregas con almacén/mensajería y confirmar recepción en sitio.
- control de materiales “críticos” y reposición por consumo.
f. Apoyo en pólizas de mantenimiento
- controlar cartera de pólizas: alcance, frecuencias, cobertura y restricciones.
- asegurar programación conforme a póliza y evidencias de cumplimiento.
- apoyar en reportes de servicio por póliza (checklist, fotos, firmas, cierre).
- mantener histórico de servicios por cliente/sucursal.
g. Control y seguimiento (kpis operativos)
- actualizar odoo/crm/erp (o plataforma definida): tickets, actividades, estatus, fechas.
- elaborar reportes semanales: pendientes, servicios programados, servicios cerrados, ocs por cobrar, cotizaciones en espera.
- identificar riesgos: atrasos, falta de oc, falta de refacción, falta de evidencia, etc.
*requisitos técnicos*
- *excel intermedio*: tablas, filtros, validaciones, formatos, gráficos simples, tablas dinámicas básicas (deseable).
- *correo corporativo (outlook/gmail)*: reglas, etiquetas, seguimiento, redacción ejecutiva.
- *odoo* (deseable) o experiência similar en erp/crm: zoho, dynamics, sap, etc.
- manejo de *google calendar / outlook calendar* o herramientas de agenda.
- deseable: asana / trello / monday para seguimiento de tareas.
*habilidades*
- *orden y control*: excelente manejo de pendientes y trazabilidad.
- *atención al detalle*: evita retrabajos por omisiones documentales.
- *comunicación ejecutiva*: redacción clara y profesional con clientes.
- *sentido de urgencia* sin perder calidad.
- *seguimiento insistente y respetuoso* (capacidad de “cierre”).
- trabajo bajo presión y multitarea.
- confidencialidad y manejo responsable de información.
tipo de puesto: por periodo de prueba
duración del contrato: 6 meses
sueldo: $10,000.00 - $12,000.00 al mes
beneficios:
- opción a contrato indefinido
- servicio de comedor con descuento
- teléfono de la empresa
- uniformes gratuitos
escolaridad:
- bachillerato trunco o en curso (deseable)
experiência:
- puestos administrativos: 3 años (deseable)
lugar de trabajo: empleo presencial